Quando uma empresa \u00e9 capaz de reduzir custos, ela se torna mais lucrativa, mais rent\u00e1vel e tamb\u00e9m mais competitiva. H\u00e1 mais dinheiro a ser investido em melhorias, otimiza\u00e7\u00f5es e a empresa tem uma estrutura menos inchada.<\/p>\n
Por\u00e9m, essa redu\u00e7\u00e3o precisa ser feita com cuidado para que cause os efeitos positivos esperados. Nesse sentido, o departamento de RH \u00e9 altamente estrat\u00e9gico e pode gerar economias importantes sem que haja perda de qualidade.<\/p>\n
Quer saber como fazer isso? Ent\u00e3o confira 7 dicas para otimizar processos internos e tamb\u00e9m conseguir uma redu\u00e7\u00e3o de custos em RH.<\/p>\n
A atua\u00e7\u00e3o do RH n\u00e3o deve se restringir \u00e0 contrata\u00e7\u00e3o de pessoas. Quando o departamento atua de maneira estrat\u00e9gica, ele oferece possibilidades de reduzir custos de maneira significativa para o neg\u00f3cio, o que gera melhor posicionamento de mercado.<\/p>\n
O papel do RH neste cen\u00e1rio inclui quest\u00f5es como:<\/p>\n
Ter a pessoa certa no desempenho da fun\u00e7\u00e3o mais adequada dentro da empresa \u00e9 um fator chave para o sucesso. O colaborador que estiver apto para desempenhar determinada tarefa vai faz\u00ea-la com mais efici\u00eancia, mais qualidade e em menos tempo. Diminu\u00eddas as necessidades de retrabalho, o neg\u00f3cio gasta menos para produzir o mesmo volume.<\/p>\n
A contrata\u00e7\u00e3o certa tamb\u00e9m impacta na motiva\u00e7\u00e3o. Um funcion\u00e1rio que n\u00e3o esteja preparado para atuar em certa posi\u00e7\u00e3o pode se sentir insatisfeito e desmotivado. Como processos seletivos s\u00e3o caros, garantir a reten\u00e7\u00e3o de talentos por meio de uma contrata\u00e7\u00e3o bem feita \u00e9 fundamental.<\/p>\n
Um bom RH tamb\u00e9m age para gerenciar a atua\u00e7\u00e3o dos colaboradores de modo a oferecer subs\u00eddios para a sua motiva\u00e7\u00e3o. A resolu\u00e7\u00e3o de conflitos no ambiente de trabalho, o desenvolvimento de lideran\u00e7as e a oferta de treinamentos adequados est\u00e3o entre os fatores que ressoam positivamente.<\/p>\n
Quando os funcion\u00e1rios ficam motivados, sua produtividade pode aumentar em at\u00e9 50%<\/a>. Al\u00e9m disso, estudos mostram que companhias que t\u00eam colaboradores motivados conseguem uma performance at\u00e9 20% superior \u00e0 da concorr\u00eancia<\/a>. Isso diminui os custos de produ\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio e o torna mais lucrativo.<\/p>\n Se \u00e9 importante reduzir os custos, o RH \u00e9 capaz de fazer uma an\u00e1lise completa e estrat\u00e9gica dos custos envolvidos em manter um colaborador. Ao dispor das ferramentas certas, o setor \u00e9 capaz de viabilizar e alocar melhor os recursos dispon\u00edveis sem prejudicar os colaboradores.<\/p>\n \u00c9 o caso de escolher treinamentos muito mais assertivos e estrat\u00e9gicos para o momento da empresa ou demitir um funcion\u00e1rio que por algum motivo comprometa negativamente o desempenho da equipe.<\/p>\n A inten\u00e7\u00e3o aqui n\u00e3o se trata de fazer cortes, necessariamente. A quest\u00e3o \u00e9: se essas a\u00e7\u00f5es forem repensadas de maneira mais estrat\u00e9gica, o resultado vem em forma de economia.<\/p>\n Reduzir os custos \u00e9, de fato, necess\u00e1rio, especialmente em um momento de crise. Com uma estrutura mais enxuta, a empresa tem mais recursos para investir e se torna mais robusta contra as mudan\u00e7as.<\/p>\n Ao mesmo tempo, alguns cortes podem trazer mais pontos negativos para a empresa do que benef\u00edcios. Com isso, \u00e9 necess\u00e1rio avaliar com cuidado quais ser\u00e3o os custos cortados e como eles v\u00e3o impactar nos pr\u00f3ximos resultados.<\/p>\n No geral, os processos internos que n\u00e3o podem ser afetados pelos cortes incluem:<\/p>\n Por estar na era digital, \u00e9 fundamental que a empresa se dedique cada vez mais a desenvolver tecnologias e solu\u00e7\u00f5es altamente escal\u00e1veis e relevantes para o empreendimento.<\/p>\n Isso gera produtividade, competitividade e tamb\u00e9m melhora a qualidade do que \u00e9 ofertado ao cliente no final. Dessa forma, \u00e9 um setor altamente estrat\u00e9gico e que deve ser poupado de cortes.<\/p>\n Por mais que se pare\u00e7a com algo dispens\u00e1vel, quanto melhores s\u00e3o os investimentos em tecnologia, mais a sua empresa tem chances de sucesso \u2014 especialmente em um momento de crise.<\/p>\n O fato de o mercado ser t\u00e3o din\u00e2mico como \u00e9 hoje exige que o neg\u00f3cio prepare os colaboradores para encarar diversas situa\u00e7\u00f5es. O treinamento e a capacita\u00e7\u00e3o cont\u00ednua, por sua vez, s\u00e3o as melhores formas de conseguir esta renova\u00e7\u00e3o e atualiza\u00e7\u00e3o de conhecimento.<\/p>\n Reduzir os custos de investimento em treinamento torna os funcion\u00e1rios menos relevantes no mercado de trabalho. Al\u00e9m disso, a qualidade de atua\u00e7\u00e3o da empresa tamb\u00e9m cai.<\/p>\n Basta imaginar uma equipe de vendedores que n\u00e3o passa por treinamento constante. Envolvidos diretamente com o atendimento do cliente, o resultado dessa diminui\u00e7\u00e3o de recursos vem em forma de queda na taxa de convers\u00e3o e satisfa\u00e7\u00e3o do cliente.<\/p>\n Os benef\u00edcios dados a colaboradores formam uma importante matriz de motiva\u00e7\u00e3o. Ao saberem que t\u00eam benef\u00edcios que v\u00e3o al\u00e9m dos sal\u00e1rios, como banco de horas, planos de sa\u00fade ou remunera\u00e7\u00f5es extras, eles se sentem mais motivados a trabalhar e a produzir mais.<\/p>\n Naturalmente, reduzir esses benef\u00edcios significa reduzir o est\u00edmulo ao trabalho. Em vez de cortar custos, o ideal \u00e9 avaliar a utiliza\u00e7\u00e3o dos recursos e, a partir da\u00ed, conseguir os mesmos resultados a custos menores.<\/p>\n Se a empresa quer se destacar no mercado, ela precisa investir continuamente em qualidade. Por melhor que seja um produto ou servi\u00e7o, ele sempre pode melhorar mediante o ajuste adequado de certos par\u00e2metros.<\/p>\n Quando a empresa n\u00e3o investe em qualidade, por outro lado, ela for\u00e7a o seu produto a ser cada vez mais irrelevante em um mercado em que a mudan\u00e7a \u00e9 palavra de ordem. Esse tipo de custo, inclusive, est\u00e1 relacionado \u00e0 pr\u00f3pria destina\u00e7\u00e3o de recursos para tecnologia \u2014 quanto mais tecnologia a empresa possui, mais ela consegue melhorar a qualidade.<\/p>\n Quando essa deixa de ser uma preocupa\u00e7\u00e3o da empresa em detrimento dos custos, os clientes notam que o produto j\u00e1 n\u00e3o tem o mesmo valor agregado de antes. Insatisfeitos, eles podem deixar o neg\u00f3cio, o que gera uma perigosa oportunidade para a concorr\u00eancia.<\/p>\n Depois de compreender quais processos internos n\u00e3o devem ter os custos reduzidos, voc\u00ea passa a ter a possibilidade de aplicar mudan\u00e7as que v\u00e3o tornar a estrutura em geral mais enxuta, de modo a favorecer o sucesso do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n Nesse sentido, o RH tem muito a contribuir. Ele mesmo pode sofrer a diminui\u00e7\u00e3o de alguns custos que n\u00e3o s\u00e3o estrat\u00e9gicos. Dentre as dicas para otimizar processos e reduzir gastos est\u00e3o:<\/p>\n As metas s\u00e3o indispens\u00e1veis para motivar a equipe e tamb\u00e9m para medir quest\u00f5es relativas ao progresso de maneira geral. Sem metas de produtividade, as chances de os n\u00edveis se manterem do mesmo jeito s\u00e3o grandes.<\/p>\n Com isso, \u00e9 fundamental entender como anda a situa\u00e7\u00e3o de produtividade e, a partir da\u00ed, tra\u00e7ar metas relacionadas \u00e0s expectativas. \u00c9 muito importante, contudo, que elas sejam desafiadoras e alcan\u00e7\u00e1veis, ao mesmo tempo.<\/p>\n Uma meta pouco desafiadora n\u00e3o gera est\u00edmulo para ser perseguida, enquanto uma meta inalcan\u00e7\u00e1vel<\/a> faz com que a equipe n\u00e3o tenha interesse em tentar atingi-la. Por isso, antes de definir valores e porcentagens, \u00e9 indicado ponderar se o valor \u00e9 realmente relevante e se est\u00e1 dentro das possibilidades.<\/p>\n Para que seja poss\u00edvel atingir os resultados, todos devem saber das metas definidas. Com isso, a comunica\u00e7\u00e3o interna precisa ser especialmente favorecida de modo que todos compreendam aonde se deseja chegar.<\/p>\n Outras recomenda\u00e7\u00f5es extras para que este processo aconte\u00e7a de maneira satisfat\u00f3ria incluem:<\/p>\n A tecnologia \u00e9 uma importante aliada para neg\u00f3cios que queiram reduzir custos. Isso \u00e9 poss\u00edvel gra\u00e7as \u00e0 automa\u00e7\u00e3o de processos, como a cria\u00e7\u00e3o de rotinas altamente escal\u00e1veis. Esse tipo de estrat\u00e9gia n\u00e3o apenas reduz os custos por minimizar o tempo necess\u00e1rio, mas tamb\u00e9m aumenta a confiabilidade e diminui a necessidade de retrabalhos.<\/p>\n Com isso, vale a pena mapear processos internos e descobrir o que pode ser automatizado, total ou parcialmente. No caso do RH, por exemplo, \u00e9 poss\u00edvel investir em solu\u00e7\u00f5es de TI<\/a>. Nesse caso, a redu\u00e7\u00e3o de custos em RH vem na forma de holerites interativos<\/a> ou de sistemas que ajudam no cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es trabalhistas<\/a>.<\/p>\n Embora tenha um custo inicial, essa automa\u00e7\u00e3o, na verdade, \u00e9 um investimento com foco no longo prazo do neg\u00f3cio e nos benef\u00edcios que pode trazer. Para uma automa\u00e7\u00e3o segura, considere seguir os passos:<\/p>\n Outra dica para diminuir os custos associados ao RH \u00e9 com a otimiza\u00e7\u00e3o da jornada de trabalho. Ter esse tipo de preocupa\u00e7\u00e3o vai trazer benef\u00edcios como o ganho de produtividade, a diminui\u00e7\u00e3o do pagamento de horas extras e o ganho de assertividade.<\/p>\n \u00c9 o caso, por exemplo, de fazer cada empregado manter o foco em tarefas espec\u00edficas. Isso inclui eliminar ou ao menos diminuir a cultura de multitarefa de profissionais que agem em todas as frentes. Pesquisas mostram que as pessoas que realizam tarefas m\u00faltiplas \u2014 os multitaskers \u2014 s\u00e3o 40% menos produtivos, demoram 50% mais tempo para completar uma tarefa e cometem 50% mais erros<\/a>.<\/p>\n Dessa forma, o ideal \u00e9 garantir que cada um mantenha o foco em atividades espec\u00edficas, nas quais sejam capazes de agregar valor. Isso gera produtividade e agilidade, o que adianta a entrega do produto final. Como resultado, o cliente fica mais satisfeito. <\/p>\n Para ajudar nesta tarefa: <\/p>\n Treinamento e capacita\u00e7\u00e3o s\u00e3o dois fatores indispens\u00e1veis para que os colaboradores estejam sempre atualizados e com as ferramentas certas para obter os melhores resultados poss\u00edveis.<\/p>\n No Brasil, entretanto, a rela\u00e7\u00e3o entre investimentos em treinamentos e o faturamento da empresa ainda \u00e9 de 0,83%<\/a> contra 1,1% nos Estados Unidos.<\/p>\n Atualmente, o Brasil tem pouco mais de 16 horas anuais de treinamento por colaborador<\/a>, com um gasto m\u00e9dio de R$ 518,00. Por isso, h\u00e1 uma grande oportunidade para que as empresas apostem nesse investimento at\u00e9 mesmo como vantagem competitiva. Como boa parte das empresas ainda n\u00e3o dedica o n\u00edvel de aten\u00e7\u00e3o desej\u00e1vel, come\u00e7ar desde j\u00e1 a implantar um programa de treinamento estruturado favorece os neg\u00f3cios.<\/p>\n Para conseguir resultados melhores, o RH deve ter em mente as quest\u00f5es:<\/p>\n Terceirizar atividades que n\u00e3o fazem parte do core business ou da atividade principal do setor tamb\u00e9m \u00e9 uma forma de conseguir economizar recursos. No caso, a redu\u00e7\u00e3o de custos em RH acontece porque h\u00e1 menos quest\u00f5es trabalhistas a serem observadas, j\u00e1 que a equipe terceirizada \u00e9 de responsabilidade da empresa que foi contratada.<\/p>\n \u00c9 o caso de terceirizar atividades como centrais de atendimento \u2014 como acontece nos call centers \u2014, servi\u00e7os de limpeza e de seguran\u00e7a. Al\u00e9m de tudo, essa pr\u00e1tica aumenta a disponibilidade de funcion\u00e1rios para desempenhar as suas atividades.<\/p>\n Por\u00e9m, se n\u00e3o for bem observado, o processo de terceiriza\u00e7\u00e3o pode n\u00e3o sair como o que foi inicialmente planejado. Para evitar que isso aconte\u00e7a, coloque os pontos em pr\u00e1tica:<\/p>\n Os contratos com fornecedores podem se tornar obsoletos se n\u00e3o houver uma an\u00e1lise peri\u00f3dica. Por mais que a rela\u00e7\u00e3o com o fornecedor seja boa, melhores condi\u00e7\u00f5es podem surgir no mercado ou as necessidades do neg\u00f3cio podem se tornar diferentes.<\/p>\n Uma reavalia\u00e7\u00e3o e renegocia\u00e7\u00e3o de contratos com parceiros e fornecedores, portanto, permite que o neg\u00f3cio obtenha novas e melhores condi\u00e7\u00f5es de obten\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os e produtos.<\/p>\n Em busca do relacionamento em longo prazo, \u00e9 comum que parceiros e fornecedores ofere\u00e7am mais flexibilidade e at\u00e9 mesmo valores mais baixos, o que reduz os gastos. Para que a negocia\u00e7\u00e3o seja bem sucedida, coloque em pr\u00e1tica as seguintes dicas:<\/p>\n A redu\u00e7\u00e3o de custos em RH e na empresa como um todo se torna muito mais vi\u00e1vel quando os empregados, que s\u00e3o grandes interessados, participam do processo. Com a colabora\u00e7\u00e3o deles, \u00e9 mais f\u00e1cil chegar a solu\u00e7\u00f5es que sejam vantajosas para todos os lados.<\/p>\n Al\u00e9m disso, esse tipo de envolvimento aumenta os n\u00edveis de engajamento dos colaboradores, o que faz com que haja mais motiva\u00e7\u00e3o e mais produtividade \u2014 e tudo isso impacta na redu\u00e7\u00e3o dos gastos.<\/p>\n Nesse cen\u00e1rio, a participa\u00e7\u00e3o de empregados pode ser estimulada das seguintes maneiras:<\/p>\nMelhor gerenciamento de custos<\/h3>\n
Quais processos internos n\u00e3o podem ser afetados pelos cortes?<\/h2>\n
Pesquisa e desenvolvimento de tecnologia<\/h3>\n
Treinamento e capacita\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Benef\u00edcios para colaboradores<\/h3>\n
Qualidade<\/h3>\n
Como otimizar os processos e reduzir os custos em RH?<\/h2>\n
1. Defina metas de produtividade para a equipe<\/h3>\n
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2. Automatize processos<\/h3>\n
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3. Otimize a jornada de trabalho<\/h3>\n
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4. Mantenha o foco em treinamento e capacita\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
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5. Considere a terceiriza\u00e7\u00e3o como uma op\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
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6. Renegocie contratos com parceiros e fornecedores<\/h3>\n
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7. Estimule a participa\u00e7\u00e3o dos empregados<\/h3>\n