O cenário que as empresas precisam enfrentar na atualidade independe do tamanho ou setor em que elas atuam. Alta competitividade, mercado globalizado em constante evolução, velozes avanços tecnológicos, concorrentes com nível de qualidade semelhante ao seu e consumidores cada vez mais exigentes são exemplos de novos desafios.
Para encarar o mercado com bravura, os empresários buscam incessantemente por estratégias para se diferenciar, atrair clientes e conquistar mais produtividade e lucratividade nos negócios.
Entre as decisões mais acertadas para garantir a diferenciação e o aumento da produtividade de uma empresa, está a automatização das tarefas operacionais dos departamentos. Desta forma, reduz-se o tempo dedicado a atividades rotineiras e aumenta-se a disponibilidade dos colaboradores para atuarem em tarefas estratégicas.
Além do ganho em agilidade, os software de gestão proporcionam mais controle, segurança, eficiência e fornecem informações relevantes para que os gestores as cruzem e atuem na constante melhoria de processos e motivação das equipes.
No universo das tarefas de RH não poderia ser diferente! Atualmente, existem inúmeras soluções tecnológicas que auxiliam o dia a dia do departamento e otimizam o tempo dos profissionais para que foquem seus esforços na gestão estratégia de pessoas, sempre alinhada aos objetivos de negócios da organização.
Por isso, reunimos nesse artigo 7 maneiras de otimizar as demandas, a partir dos software de RH, para que você otimize o tempo gasto nas atividades da sua empresa. Acompanhe!
1. Planejamento das atividades da área
O planejamento reduz drasticamente a necessidade de “apagar incêndios”. São justamente os imprevistos que consomem muito tempo no dia a dia, causando baixa produtividade e queda na qualidade das entregas.
Quando programamos as tarefas com antecedência e estabelecemos metas para elas, evitamos que as atividades sejam executadas de forma corrida e reduzimos as chances de erros e o nível de stress dos profissionais envolvidos no assunto.
Além disso, quando toda a equipe tem conhecimento da previsão de atividades da área, os profissionais conseguem exercitar a gestão de seu tempo e o planejamento das microatividades, o que organiza suas entregas de forma eficiente.
2. Criação e gestão de cronogramas
Depois de planejar os projetos de RH e listar as atividades relacionadas a cada assunto, entra em cena outra ferramenta muito importante para otimizar as tarefas de qualquer departamento: a criação e a gestão de cronogramas.
Assim como as ferramentas de planejamento, existe uma grande quantidade de soluções disponíveis do mercado, desde software gratuitos para pequenas empresas, até complexos sistemas que fazem a gestão de cronogramas de grandes projetos.
Ao criar o cronograma de um plano de ação, é possível enxergar todas as atividades relacionadas àquela entrega, quais tarefas são pré-requisitos de outras, quem são os responsáveis por cada entrega e quais os prazos para a realização das tarefas.
3. Priorização e distribuição das tarefas de RH
Mesmo que haja um cuidadoso planejamento e a criação de cronogramas que ditam o ritmo das entregas, os imprevistos podem acontecer no dia a dia. Por isso, as áreas de RH devem ter habilidade e ferramentas para gerir esses contratempos sem prejudicar a produtividade da área.
Quando não existe clareza a respeito de quais são as funções e responsabilidades de cada integrante da equipe, naturalmente os imprevistos ficarão sob a responsabilidade do gestor. Neste caso, ele terá que parar suas atividades gerenciais para definir quem resolverá o problema.
Então, cabe a este líder definir claramente as responsabilidades de cada colaborador e trabalhar com a priorização de tarefas que estão fora do planejamento.
Assim, otimiza-se o tempo de todos os envolvidos: os funcionários terão a proatividade de assumir tarefas no dia a dia e o gestor vai precisar se envolver cada vez menos na solução de contratempos cotidianos.
4. Automação de atividades operacionais
Algumas atividades corriqueiras do departamento de Gestão de Pessoas são extremamente importantes para o sucesso da empresa, mas consomem um tempo muito grande se forem feitas sem o auxílio da Tecnologia da Informação.
Entre elas, uma das mais relevantes é o processo de recrutamento e seleção de novos colaboradores. As ferramentas que automatizam o recrutamento de candidatos são fáceis de usar e auxiliam muito na otimização do tempo dos profissionais de RH e na construção de equipes alinhadas ao perfil da empresa.
Assim como as demais soluções tecnológicas, há sistemas gratuitos e pagos que ajudam a criar o anúncio de emprego em poucos minutos, administrar os candidatos interessados, organizar as informações dos profissionais, entre outras funções.
5. Otimização de processos
Muitas demandas que chegam diariamente ao RH são impossíveis de serem planejadas, como é o caso de pedidos de demissão, férias, dúvidas sobre o holerite, entrega de documentos para plano de saúde, entre outros.
Os software de RH otimizam processos e possibilitam organizar e gerir atividades administrativas de rotina, o que resulta em respostas mais ágeis e menos burocracias, troca de e-mails ou telefonemas desnecessários.
Além disso, com o uso de software é possível avaliar quais tarefas do dia a dia estão sendo mais demandadas para, então, encontrar novas soluções que otimizem ainda mais esse processo.
6. Avaliação de desempenho ágil e integrada
Quando a empresa entende que a Tecnologia da Informação deve andar de mãos dadas com o RH para otimizar o tempo dos profissionais e tornar os projetos da área mais estratégicos, um dos pilares mais importantes que deve ser desenvolvido via sistema é a avaliação de desempenho dos funcionários.
O software permite não só tornar mais ágil o processo de avaliação 360º dos funcionários, como acessar os resultados de cada avaliação, comparar performances, criar gráficos com o desempenho geral da equipe, construir estratégias para melhorar a produtividade dos colaboradores e criar rotinas de feedbacks embasados nas avaliações.
A gestão estratégica do desempenho da equipe possibilita a construção de uma cultura corporativa focada em resultados.
7. Plano de carreira transparente
Se a avaliação de desempenho está ocorrendo via ferramentas/apps, a empresa está a um passo de otimizar também os processos relacionados ao plano de carreira dos colaboradores. Há sistemas que cruzam informações a respeito das competências e dos conhecimentos dos funcionários com as características necessárias para atuar em cada área da empresa.
Assim, ficam transparentes para os profissionais as oportunidades de carreira que possuem e as competências que precisam desenvolver para mudar de área. Já para o RH e os gestores dos departamentos, fica mais fácil o processo de gestão de pessoas e o remanejamento de colaboradores para atividades que se adequem mais a seus perfis.
Todos os esforços das empresas modernas para otimizar o tempo gasto nas tarefas de RH visam um aumento de eficiência e produtividade. Isso se dá desde o planejamento das demandas da área, a distribuição e a priorização de atividades, até a automatização de funções operacionais e o uso de sistemas inteligentes de gestão de pessoas,
A boa notícia é que o mercado oferece ferramentas para todos os perfis e orçamentos corporativos. A Employer, por exemplo, possui diversas soluções para ajudá-lo a desenvolver um RH cada vez mais estratégico em sua empresa.
Continue aperfeiçoando o seu conhecimento com o artigo 9 dicas para otimizar os processos de RH em uma empresa. Boa leitura e bons negócios!
