O que é eSocial e como ele afeta o profissional de RH
Com o objetivo de facilitar a gestão de processos, prover informações ao Governo Federal e melhorar a segurança dos dados, em 2014 foi criado o eSocial. Ele também ajuda a impedir empresas de sonegarem impostos e a garantir direitos trabalhistas e previdenciários aos empregados. Mas o que é o eSocial e como ele afeta o profissional de RH?
Vamos esclarecer algumas dúvidas sobre esse sistema e sobre o impacto dele na área de Recursos Humanos.
O que é o eSocial?
O eSocial é um projeto do governo federal que, gradativamente, vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
Ele integra o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED (decreto nº 6.022/2007).
Trata-se, portanto, da geração digital da folha de pagamento e demais informações fiscais, previdenciárias, trabalhistas e de apuração de tributos e do FGTS com a padronização das rubricas da folha de pagamento, de layout e de registro de empregados. Substituindo progressivamente a necessidade de enviar documentos um por um e criando um ambiente que possui todas as informações sobre férias, pagamento, afastamento e etc, em um lugar só.
Isto é, o eSocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural.
A função do eSocial
Ele tem como princípios:
- Dar maior efetividade à fruição dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores;
- Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações previstas na legislação pátria, relativa à cada matéria;
- Eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas obrigadas;
- Aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais; e
- Conferir tratamento diferenciado às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (ME/EPP).
São participantes do eSocial e também denominados “Comitê Gestor do eSocial”:
- a Secretaria da Receita Federal do Brasil;
- a Secretaria de Trabalho – Ministério da Economia;
- a Caixa Econômica Federal;
- o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- a Secretaria da Previdência Social.
Como o eSocial funciona?
O funcionamento do eSocial, de forma breve, se dá pelo preenchimento das informações solicitadas em um programa com layout específico. Após essa etapa, é gerado um arquivo (em formato .xml), que deverá ser validado e transmitido para o repositório nacional por meio de certificado digital ou código de acesso.
Essas informações ficam disponíveis para os órgãos que compõem o Comitê Gestor do eSocial. Eles consultam os dados de acordo com as suas necessidades e as usarão para garantia de direitos, simplificação de processos, maior clareza fiscal e fornecimento de dados sólidos sobre as áreas envolvidas nesta obrigatoriedade legal.
Os usos dessas informações pelos órgãos citados devem se limitar àquilo que a legislação lhes atribui para realização de suas atividades, de acordo com suas respectivas competências.
Mudanças no eSocial (2020)
Em setembro de 2019, a partir da publicação da Lei da Liberdade Econômica, o Governo Federal manifestou a necessidade de simplificar o eSocial. Também foram previstas exclusões de rubricas e o envio facultativo dos seguintes eventos: Aviso Prévio Trabalhado (S-2250), Convocação do Trabalho Intermitente (S-2260) e Contribuição Sindical Patronal (S-1300).
Entraram em vigor os ajustes do layout novo do eSocial em novembro de 2020. Esses ajustes apenas adaptam a plataforma aos eventos que agora são facultativos e corrigem onde eles devem ser informados.
Resumidamente, antes disso era necessário inserir 900 informações na plataforma do eSocial. Isso demandava muito tempo e esforço das equipes de RH. Hoje, esse número diminuiu para 500.
Por conta das alterações, é possível agora utilizar unicamente o CPF do funcionário para identificação na plataforma.
Qual o impacto para os profissionais de RH?
É importante que o profissional busque se atualizar sobre:
- o que é o eSocial;
- como a empresa na qual trabalha deverá se adaptar a ele;
- quais as informações que deverão ser enviadas, as obrigações que devem ser mantidas ou cessadas.
As empresas precisam enviar periodicamente algumas declarações aos órgãos governamentais, como a GFIP, DIRF e a RAIS (obrigatória apenas para o grupo 3, empresas optantes pelo Simples Nacional, e grupo 4, Órgãos e entes públicos), e muitas vezes existe uma redundância nos dados enviados.
O eSocial enxuga a quantidade dessas declarações, ao centralizar o envio em uma única via, e minimiza a probabilidade de erros nos dados.
Ao disponibilizar informações mais detalhadas, é mais fácil cruzá-las com outras fontes. Isso ajuda a combater a sonegação fiscal e a inadimplência e contribui positivamente na garantia de direitos dos trabalhadores.
Informações a serem enviadas por meio do eSocial
Além das informações sobre os trabalhadores que tenham vínculo empregatício com a empresa, dentre outros, também deverão ser enviadas aquelas referentes a:
- estagiários;
- pessoas que realizam atividades portuárias e não-portuárias avulsas;
- pessoas que trabalham como dirigentes de sindicatos;
- diretores sem vínculo empregatício;
- indivíduos cooperados;
- servidores públicos que foram indicados para compor Conselho ou Órgão Administrativo;
- indivíduos que sejam membros de conselho tutelar;
- trabalhadores que tenham sido cedidos.
Como tomar cuidado com as informações
Uma dica muito útil para quem trabalha no setor de Recursos Humanos é realizar uma checklist que contenha as informações necessárias à transmissão do eSocial.
Vários detalhes devem ser observados pelas empresas. Por isso, é imprescindível que você e sua equipe analisem os reflexos que essa aplicação tem em suas atividades. Lembre-se que cada grupo possui fases e cronograma de implantação determinado pelo Governo, confira abaixo:
1ª Fase: envio das informações constantes dos eventos das tabelas S-1000 a S-1080
2ª Fase: envio das informações constantes dos eventos não periódicos S-2190 a S-2399 (exceto os eventos de Segurança e Saúde do Trabalhador – SST)
3ª Fase: envio das informações constantes dos eventos periódicos S-1200 a S-1299
4ª Fase: envio das informações constantes dos eventos S-2210, S-2220 e S-2240
GRUPO 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:
1ª Fase: 08/01/2018
2ª Fase: 01/03/2018
3ª Fase: 01/05/2018
4ª Fase: 08/06/2021
GRUPO 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional:
1ª Fase: 16/07/2018
2ª Fase: 10/10/2018
3ª Fase: 10/01/2019
4ª Fase: 08/09/2021
GRUPO 3 – Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:
1ª Fase: 10/01/2019
2ª Fase: 10/04/2019
3ª Fase: 01/05/2021
4ª Fase: 10/01/2022
GRUPO 4 – Órgãos públicos e organizações internacionais:
1ª Fase: 08/07/2021
2ª Fase: 08/11/2021
3ª Fase: 08/04/2022
4ª Fase: 11/07/2022
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