A partir de 1º de janeiro de 2018, o eSocial passou a ser obrigatório para contribuintes que faturaram mais de R$ 78 milhões em 2016. A adesão à plataforma ainda é considerada baixa. O processo de alimentar dados no eSocial pode ser trabalhoso. Será que você precisa de ajuda?
Independente do prazo ser alterado ou não, passou da hora das empresas se prepararem. O eSocial exige cerca de 90 dias para implantação e está disponível para testes desde o mês de julho de 2017. Ainda assim, as estatísticas mostram que a adesão é baixa. Segundo matéria do jornal Valor Econômico, publicada no início de outubro de 2017, apenas 15% dos contribuintes já haviam aderido ao sistema.
O eSocial está sendo implantado em cinco fases? Ainda não começou os testes na empresa? Descubra a seguir se você precisa de ajuda.
Não sei por onde começar
O primeiro passo é fazer o cadastro de todos os empregados registrados na sua folha de pagamento. Um fator complicador nesta fase é a qualificação cadastral. Qualquer dado incorreto ou que não esteja de acordo com as informações registradas na Receita Federal vai impedir o cadastro dentro do eSocial.
Paralelo a isso, a área de TI da sua empresa precisa estar estruturada para fazer migração de dados de servidores, orientar e acompanhar toda a fase tecnológica do processo. Neste artigo da Employer você vê mais algumas instruções sobre os primeiros passos para implementar o eSocial.
Já iniciei a fase de testes, mas encontrei problemas
O objetivo da fase de testes é exatamente esse. Identificar eventuais problemas no sistema que afetem o envio das informações. Por isso, o trabalho de TI em sintonia com o RH é tão importante neste momento. Os profissionais podem ajudar a identificar se os problemas estão na plataforma ou na operação do sistema.
Para facilitar a solução de erros, o Governo Federal disponibilizou na página do eSocial uma área exclusiva de atendimento aos profissionais de TI. Está neste link, que você pode salvar nos seus favoritos.
Recebi um relatório do eSocial com diversos erros de cadastro
Um problema que muitas empresas devem enfrentar, especialmente na corrida contra o tempo. Se um empregado tiver alteração de endereço, sobrenome, documentação digitada de forma incorreta, o eSocial vai sinalizar ao empregador. Para resolver a situação o mais indicado é utilizar uma solução online para qualificação cadastral. Quem ainda não faz uso deste tipo de ferramenta precisa solicitar ao empregado que faça a atualização dos dados juntos aos órgãos competentes o quanto antes.
A partir de 1º de janeiro, com a entrada definitiva do eSocial no dia a dia do RH, a falta de qualificação cadastral vai impedir ou dificultar processos de contratação. Ou seja: o novo empregado deve entregar documentação completa e atualizada.
Não tenho equipe suficiente para inserir dados no eSocial
Alimentar os dados da empresa dentro da nova plataforma é uma tarefa bastante trabalhosa. Além do cadastro dos empregados, o sistema tem sido atualizado com frequência e está na versão 2.4. Uma das mais recentes atualizações é a inclusão do período de férias fracionado, autorizado pela Lei 13.467/2017 (Reforma Trabalhista). Também é preciso incluir informações referentes às contribuições previdenciárias, medicina do trabalho, alterações de cargos e salários, entre outros.
Diante disso, empregadores com equipes de RH pequenas devem sentir dificuldades em realizar todo o processo. Soluções em tecnologia específicas para o RH serão muito úteis nesta fase. É o caso da Webfopag, folha de pagamento online desenvolvida pela Employer. Além de facilitar a alimentação periódica dos dados, a Webfopag já está preparada para integração com o eSocial.
Comecei os testes antes da reforma trabalhista. E agora?
Quem acompanha atentamente a legislação não deve ter maiores problemas para implantar o eSocial diante das mudanças trazidas pela Reforma Trabalhista. Isso porque a plataforma já tem incluídas as alterações em suas novas versões. Ou seja: no momento de cadastrar empregados, férias, cargos e salários, por exemplo, as informações solicitadas já atendem à nova legislação. Se você tem alguma dúvida, veja neste artigo por onde começar a adaptação à reforma trabalhista. Não esqueça: a nova lei está em vigor desde o dia 11 de novembro.
O faturamento da minha empresa não chega a R$ 78 milhões
Então você faz parte da segunda fase do programa de implantação do eSocial. Segundo o calendário oficial, contribuintes com faturamento abaixo dos R$ 78 milhões, em 2016, precisam aderir à nova plataforma em 1º de julho de 2018.
Isso não significa que você não precisa se preocupar. Quanto antes a migração for iniciada, melhor. Assim você evita a típica correria de última hora. Aproveite os meses que ainda estão por vir e comece a organizar os processos internos.
A Employer preparou um guia completo sobre o eSocial. Nele você confere as principais informações sobre o tema que serão muito úteis para atender às novas disposições relacionadas aos contratos de trabalho. Clique aqui, baixe e aproveite o espaço de comentários para deixar a sua opinião.
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