Depois das grandes empresas, que implantaram o eSocial de acordo com as fases liberadas pelo Governo, o eSocial para médias e pequenas empresas entra em vigor em julho. Uma folha de pagamento organizada, atualizada e online é essencial para iniciar a migração.
Desde o começo deste ano o eSocial é obrigatório em empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Mesmo com um grande prazo para preparação – a plataforma de testes foi disponibilizada seis meses antes pelo Governo Federal – o processo de implantação foi subdividido em fases. Parte disso deve-se ao grande número de informações que devem ser carregadas na plataforma para começar a utilizá-la. A adesão das empresas nos primeiros meses ainda era baixa: uma em cada 5 já estava usando o eSocial, segundo informações do Comitê Gestor da ferramenta.
Os desafios para alcançar 100% de adesão continuam. É que a partir de julho, a plataforma do eSocial passa a ser obrigatória para todos os empregadores, inclusive micro e pequenas empresas e também MEIs (Microempreendedor Individual). Com isso deve aumentar a procura por serviços de apoio e soluções de tecnologia que facilitem a migração do cadastro de empregados para o novo ambiente.
Em palestra organizada pela Employer, a especialista em eSocial, Marcia Carlon, explicou que um dos desafios é a compreensão sobre a importância da plataforma. “Não foram criadas novas regras para o eSocial. Na verdade, não há nada diferente do que a legislação já pede há alguns anos. O Governo quer apenas que as regras existentes sejam aplicadas da forma correta”, destaca Carlon.
Mudança será gradativa e trará benefícios a médio prazo
A expectativa do Governo e da Receita Federal é que o envio unificado de informações trabalhistas pelo eSocial simplifique processos do Departamento Pessoal. Além, é claro, de garantir mais assertividade nas contratações e na prestação de contas aos órgãos que regem as relações de trabalho. Segundo a especialista, o aprendizado das grandes empresas na implantação do eSocial deve facilitar alguns processos para as menores.
Por isso a implantação está acontecendo em fases. Nos primeiros meses foram enviadas as informações e processos relacionados à GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social -, processo que deve ser concluído até julho, quando começa a implantação nas empresas menores.
Carlon explicou que o processo completo de implantação do eSocial é longo, exigindo das empresas conhecimento sobre a ferramenta, capacidade de adaptação e de enxergar a longo prazo. “O eSocial vai facilitar a rotina do Departamento Pessoal. Até que fique tudo disponível na plataforma única, há um período de adaptação. A ideia dos órgãos competentes é que no futuro o eSocial esteja completamente integrado à rotina das empresas”, contou.
Até lá, é preciso aguardar as instruções normativas de cada órgão regulador sobre a substituição da forma de envio das informações. “Enquanto isso não acontece, as obrigações continuam sendo transmitidas pelas plataformas que já são utilizadas”, destacou a especialista.
O impacto da folha de pagamento na migração para o eSocial
A preparação para o eSocial envolve diretamente uma ferramenta importante dos negócios: a folha de pagamento. Como todas as informações passam a ser unificadas, qualquer dado errado ou inconsistente passa a impedir contratações. A ausência de informações também pode gerar multas e penalidades para os empregadores.
Um exemplo bastante comum: empregados que trocam de sobrenome por conta de casamento ou divórcio e não atualizam a documentação. O nome que consta na base de dados da Receita Federal fica diferente do nome que consta na folha de pagamento. O cadastro é barrado e começam os problemas para o registro, emissão de documentos, entre outros.
“Para atender a todas as exigências do eSocial, a folha de pagamento precisa estar 100% atualizada. Eliminam-se as redundâncias de informações e acaba o desperdício de tempo com retificações para resolver situações dos trabalhadores”, explicou Carlon.
Na primeira fase de envio de dados para a plataforma do eSocial, é necessário mandar todos os registros trabalhistas e previdenciários: exames de saúde, admissões, demissões, afastamentos. “Quem ainda imprime folha de pagamento para fins de fiscalização precisa se adaptar o quanto antes à plataforma digital. O eSocial nada mais é do que uma escrituração fiscal da rotina do DP”, destacou.
Como preparar a folha para o eSocial?
O primeiro passo para a migração é fazer a qualificação cadastral de todos os empregados. Isso significa rever, confirmar e atualizar os dados de cada trabalhador da empresa. Nome completo, data de nascimento, RG, CPF, endereço, inscrição no PIS/PASEP: todos estes dados precisam estar exatamente iguais àqueles que constam na base de dados da Receita Federal. Como você viu acima, basta um número errado para travar todo o processo.
Uma situação relativamente comum no DP, como explicou Carlon: “o empregado é dispensado e na hora de sacar o FGTS não consegue, porque o sobrenome mudou ou há duplicidade no número do PIS, por exemplo”. O documento volta para a empresa e é preciso refazer todo o processo, com a devida correção das informações.
Para facilitar a migração da folha de pagamento de acordo com as exigências do eSocial, a Employer desenvolveu uma solução online de qualificação cadastral. É o Lugarh, uma “carteira digital” gerenciada pelo próprio empregado. Por meio de um aplicativo, com login e senha individuais, o trabalhador pode fotografar seus documentos e enviá-los diretamente para o empregador. O Lugarh funciona integrado à Webfopag, folha de pagamento online, também da Employer. Os dados são lidos pelo sistema, atualizados na folha e ficam prontos para o envio à plataforma de informações do Governo.
Vale lembrar que com a implantação do eSocial em pequenas e médias empresas, os próximos meses deverão ser bastante atribulados para quem trabalha no Departamento Pessoal. Não espere a demanda chegar: antecipe-se e prepare sua folha!
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