Saber exatamente qual é o seu trabalho e aproveitar o tempo destinado para isso para fazê-lo da melhor forma possível: este é o conceito de gestão de tempo. Mas, como ter uma rotina de trabalho mais produtiva?
Neste artigo você vai descobrir como pode otimizar a sua rotina e ser mais produtivo no gerenciamento das suas tarefas, mesmo no home office.
Segundo a CLT, que rege as relações de trabalho no Brasil, a jornada semanal do empregado pode ser de até 44 horas semanais. Mas é claro que pode haver situações específicas, momentos de maior demanda e contratos de trabalho que preveem jornadas diferenciadas.
Isso é ainda mais real perante a pandemia do Coronavírus, em que muitas empresas adotaram o modelo de trabalho remoto ou híbrido.
Entretanto, uma coisa é comum a todos: passar muitas horas realizando demandas e ter dificuldades para executar todas as tarefas. Esses não são sinais de tempos modernos, muito menos de uma rotina produtiva.
Afinal, estamos cada vez mais conectados, e existem várias ferramentas tecnológicas usadas na rotina que deveriam simplificar as atividades e garantir mais tempo para planejamento e realização das tarefas.
A resposta pode estar na sua gestão de tempo!
O que é gestão de tempo?
Peter Drucker, considerado o “pai da administração moderna”, define a gestão de tempo como “saber exatamente qual é o seu trabalho e aproveitar o tempo destinado para isso para fazê-lo da melhor forma possível”.
De tal maneira, uma boa gestão de tempo é aquela em que você cumpre as suas atividades de forma assertiva, sem ultrapassar o horário da sua jornada.
Se você tem tarefas acumuladas, não aguenta mais ficar na frente do computador, está sempre ocupado com tarefas burocráticas e raramente consegue trabalhar de forma estratégica, isso te desmotiva e pode fazer a sua produtividade abaixar. Está na hora de planejar e gerenciar melhor o seu tempo!
Como ter uma rotina de trabalho mais produtiva
Planeje as suas atividades
Seja em uma tradicional agenda física ou em um app, a palavra-chave aqui é planejamento.
Há inúmeras ferramentas para gerenciamento de atividades. Os sites Trello e Quire são alguns exemplos para quem gosta de trabalhar individualmente.
Já o Asana pode ser feito com toda a sua equipe, ele tem chat próprio, calendário e demonstração do que cada integrante está realizando.
Essas ferramentas funcionam praticamente da mesma forma: existe um local para você colocar as tarefas que precisa fazer, as tarefas que já estão em andamento, o que já foi concluído e um espaço para outros tópicos que sejam do seu interesse.
De tal maneira, cabe ao profissional escolher qual ferramenta se adapta melhor a sua rotina e forma de se planejar.
Contudo, independente do seu planejador, digital ou não, é importante aprender a organizar-se para utilizar melhor seu tempo.
– Crie uma lista de atividades. É importante anotar tudo o que você precisa fazer, até mesmo tarefas habituais mais simples – muitas vezes elas tomam mais tempo do que você imaginava.
– Organize as atividades dentro do calendário. Quais são os seus prazos para entregar cada trabalho? Quais são as datas do mês em que você tem mais tarefas a cumprir? Ter uma ideia visual de todas as atividades ajuda a perceber como elas estão distribuídas dentro da sua rotina.
Vale separar as suas atividades em planejadores diferentes e ter um planejador diário, um semanal e um mensal. Assim, você tem um parâmetro completo das atividades a serem realizadas.
– Eleja prioridades. Muitos profissionais têm dificuldades em definir quais são as atividades prioritárias e quais podem ser executadas depois. O resultado são trabalhos secundários entregues antes do prazo e tarefas mais importantes em atraso. Seja bastante rigoroso no momento de priorizar tarefas.
Um bom planejamento de tempo também contempla o médio prazo. O ideal é fazer um plano mensal de atividades e revê-lo semanalmente para atualizar as demandas.
Ou então, você pode categorizar as atividades com cores diferentes para: atividade urgente, média e não urgente.
– Não dê atenção a distrações. Com a maioria dos profissionais em home office, mesmo os mais organizados e planejadores podem vir a se distrair, tendo a produtividade alterada.
Por isso, lembre-se de desligar aparelhos que não serão utilizados, e tenha em mente que mesmo em casa o trabalho deve ser realizado com seriedade e compromisso.
Com o passar do tempo, é provável que você perceba uma mudança significativa na sua rotina e passe a ter até algumas horas livres.
Este é o momento de pensar na gestão das suas atividades de forma estratégica. Você já ouviu falar em cultura da inovação?
Em um mercado cada vez mais competitivo, pensar em novos processos, novas formas de trabalho, novos produtos e ferramentas definem a sustentabilidade de negócios e carreiras.
Esta prática tem sido cada vez mais utilizada pelas empresas e profissionais que buscam se destacar em suas áreas de atuação. Um estudo do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada mostrou a importância de inovar: empresas que investem nisso são responsáveis por 25,9% do faturamento da indústria no Brasil e por 13,2% de novos empregos.
A Employer trabalha com gestão de RH, aliando serviço e alta tecnologia para otimizar tempo e recursos das empresas.
Você precisa gerenciar melhor as suas atividades? O RH da sua empresa é estratégico ou está sempre ocupado com tarefas operacionais? Conte a sua experiência e conheça as soluções da Employer!
