“Saber exatamente qual é o seu trabalho e aproveitar o tempo destinado para isso para fazê-lo da melhor forma possível”. Este é o conceito de gestão de tempo. Neste artigo você vai descobrir como pode otimizar a sua rotina e ser mais produtivo
“Não tenho tempo”, “meu dia foi muito corrido”, “só tenho agenda para a próxima semana”. Estas são algumas das frases mais ouvidas dentro das empresas hoje. Segundo a CLT, que rege as relações de trabalho no Brasil, a jornada semanal do empregado é de 44 horas semanais. É claro que há situações específicas, momentos de maior demanda e contratos de trabalho que preveem jornadas diferenciadas.
Mas uma coisa é comum a todos: passar muitas horas dentro da empresa e ter dificuldades para executar todas as tarefas não é um sinal de tempos modernos. Afinal, há várias ferramentas de tecnologia usadas na rotina que deveriam simplificar as atividades e garantir mais tempo para planejamento e acompanhamento das tarefas. Este artigo propõe um desafio: já parou para pensar por que a conta “horas de trabalho X lista de tarefas” nunca fecha?
A resposta pode estar na gestão do seu tempo. Como você pode melhorá-la, ser mais produtivo e respirar com mais tranquilidade ao fim de uma jornada de trabalho?
Para começar, entenda o conceito básico: o que é gestão de tempo?
Peter Drucker, considerado o “pai da administração moderna”, define a gestão de tempo como “saber exatamente qual é o seu trabalho e aproveitar o tempo destinado para isso para fazê-lo da melhor forma possível”.
De forma simples, uma boa gestão de tempo é aquela em que você cumpre suas atividades sem ultrapassar o horário da sua jornada. Tem tarefas acumuladas? Leva trabalho para casa com frequência? Está sempre ocupado com tarefas burocráticas e raramente consegue trabalhar de forma estratégia? É hora de desenvolver seu…
… Autogerenciamento. Desafio de um universo de distrações
Celular tocando com mensagens o tempo todo. Notícias publicadas a todo instante. Em um universo hiperconectado, muitos profissionais têm dificuldade de resistir às distrações da internet durante o trabalho. Descobrir se você é uma destas pessoas é simples. Faça uma autoavaliação: toda vez que você entra na internet para ver alguma coisa “rapidinho”, passa mais tempo do que o previsto? Hora de ligar o sinal de alerta.
A internet não é a única “vilã” quando o assunto é manter o foco no trabalho. Especialmente no RH, o entra e sai de pessoas na sala também é responsável pela má gestão de tempo. Parar um processo importante para atender a uma demanda, que não é urgente, interrompe o funcionamento do cérebro, que precisa imediatamente desenvolver outro raciocínio.
Uma boa solução para este problema é estabelecer novas políticas e processos dentro do setor, como horários fixos de atendimento e gestão online dos empregados. Com os horários pré-determinados, você pode utilizar a outra parte do seu dia para as tarefas estratégica. Soluções tecnológicas para gestão online de processos como ponto eletrônico e folha de pagamento também ajudam a economizar um tempo precioso para a execução das suas atividades. É chegada a hora de…
… Planejar o seu dia. E também a sua semana e o seu mês!
Para isso, a palavra de ordem é organização. Seja em uma tradicional agenda de papel ou com o uso da tecnologia, há inúmeras ferramentas para gerenciamento de atividades. Em todos os casos, é importante aprender a organizar-se para utilizar melhor seu tempo. Confira os principais pontos para tornar-se uma pessoa organizada:
– Crie uma lista de atividades. É importante anotar tudo o que você precisa fazer, até mesmo tarefas habituais mais simples – muitas vezes elas tomam mais tempo do que você imaginava.
– Organize as atividades dentro do calendário. Quais são os seus prazos para entregar cada trabalho? Quais são as datas do mês em que você tem mais tarefas a cumprir? Ter uma ideia visual de todas as atividades ajuda a perceber como elas estão distribuídas dentro da sua rotina.
– Eleja prioridades. Muitos profissionais têm dificuldades em definir quais são as atividades prioritárias e quais podem ser executadas depois. O resultado? Trabalhos secundários entregues antes do prazo e tarefas mais importantes em atraso. Seja bastante rigoroso no momento de priorizar tarefas.
Um bom planejamento de tempo também contempla o médio prazo. O ideal é fazer um plano mensal de atividades e revê-lo semanalmente para atualizar as demandas.
Feito isso, é hora de investir em…
… Produtividade. Fazer mais e fazer bem feito.
Com o passar do tempo, é provável que você perceba uma mudança significativa na sua rotina e passe a ter até algumas horas livres. Este é o momento de pensar na gestão das suas atividades de forma estratégica. Você já ouviu falar em cultura da inovação? Em um mercado cada vez mais competitivo, pensar em novos processos, novas formas de trabalho, novos produtos e novas ferramentas define a sustentabilidade de negócios e carreiras.
Esta prática tem sido cada vez mais utilizada pelas empresas e profissionais que buscam se destacar em suas áreas de atuação. Um estudo do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada mostrou a importância de inovar: empresas que investem nisso são responsáveis por 25,9% do faturamento da indústria no Brasil e por 13,2% de novos empregos.
E o que isso tem a ver com a gestão do seu tempo?
Quando você passa a ter mais tempo para pensar de forma estratégica no seu trabalho é que surgem novas ideias. Buscar informação, acompanhar novidades do mercado e trazer melhorias para a sua rotina e para a empresa são formas de tornar-se mais produtivo também. Alguns processos simples são executados de forma automática e tomam bastante tempo: que tal pensar em soluções para mudar isso?
A Employer trabalha há 30 anos com gestão de RH, focada em soluções de tecnologia para otimizar tempo e recursos das empresas. Softwares que gerenciam processos como batida de ponto e controle de folha de pagamento têm contribuído para reduzir custos fixos e proporcionar melhor gestão do tempo nas equipes de RH e do DP.
Você precisa gerenciar melhor as suas atividades? O RH da sua empresa é estratégico ou está sempre ocupado com tarefas operacionais? Conte a sua experiência e conheça as soluções da Employer!
