Os primeiros meses do ano são bastante trabalhosos para o DP e o RH. Com a entrega da RAIS e DIRF, as equipes ficam focadas no levantamento e conferência de dados de todos os empregados. Este processo pode ser simplificado com o uso da tecnologia. Entenda melhor
Lembra quando falamos sobre o calendário com datas importantes para o Departamento Pessoal? Muitas delas fazem parte da rotina mensal do setor, mas alguns períodos são mais críticos e demandam muito trabalho. Quem trabalha no RH e no DP sabe bem que os meses de janeiro, fevereiro e março costumam ser bastante tumultuados. Com as entregas da RAIS e da DIRF, equipes inteiras se mobilizam para fazer a conferência de dados, lançar todas as informações no sistema e fazer as entregas para os órgãos reguladores.
Isso acontece porque as entregas referem-se ao exercício do ano anterior. São doze meses de informações que precisam ser conferidas minuciosamente. Estes dados são analisados pelos órgãos e um simples erro de digitação pode gerar problemas tanto para a empresa quanto para os empregados.
Agora que o período crítico de entregas já passou, é hora de planejar os próximos meses e transformar estas entregas em processos mais simples e rápidos. Com o uso de tecnologia em nuvem, processos trabalhosos do RH e do DP ficam muito mais ágeis. Há soluções desenvolvidas especialmente para estes setores, que geram economia de custos, tempo e permitem que as equipes fiquem focadas em tarefas mais estratégicas.
Antes de falar sobre estas soluções, vamos entender melhor por que as entregas de RAIS e DIRF deixam o dia a dia tão corrido.
Declaração de RAIS: o que é?
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) são informações enviadas para o Ministério do Trabalho, no mês de março. Esta declaração traz todas as informações contratuais dos empregados referentes ao ano anterior: contratações, demissões, salários, quantidade de horas extras, contribuição sindical, entre outros. Este pacote de informações é analisado pelo MTE e comparado com as informações de SEFIP e CAGED, que são enviadas mensalmente ao Ministério pelo RH.
Quais os problemas acarretados por envio incorreto da RAIS?
Com base na RAIS, o Ministério do Trabalho também analisa as relações de trabalho e cria calendários de fiscalização nas empresas. Por exemplo: uma empresa onde há muitas horas extras certamente será alvo de fiscalização, assim como empresas que não fazem o correto registro de seus empregados ou que não estão alinhadas com os sindicatos das categorias.
Um dos fatores que contribui para erros no envio da RAIS é a quantidade de informações que precisam ser validadas em um curto espaço de tempo. Imagine que a sua empresa tem dois mil funcionários: você precisará validar 24.000 informações, no mínimo, que é o número de funcionários multiplicado pelos doze meses do ano.
Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF
Todos os anos, pessoas físicas e jurídicas precisam fazer a declaração de imposto de renda para a Receita Federal. Mas bem antes disso começa uma das tarefas mais trabalhosas do DP, que demanda muitas horas da equipe: a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). É a primeira validação antes da entrega do imposto de renda de pessoa física.
Na DIRF constam todas as informações referentes ao recolhimento de impostos dos empregados no ano anterior: valor do salário, desconto de benefícios (como plano de saúde da empresa), tanto deles quanto de seus dependentes, além dos impostos nos últimos dozes meses com valor de dedução, caso haja dependentes de IR. Com base nestes dados é gerado o informe anual de rendimentos que, posteriormente, é enviado aos empregados para fazerem suas respectivas declarações.
O que acontece se a DIRF é enviada com dados incorretos?
Assim como acontece com a RAIS, a entrega da DIRF exige atenção extrema na conferência dos dados. As informações enviadas à Receita Federal são cruzadas com aquelas enviadas pelos empregados em suas declarações. Se houver alguma informação divergente, o empregado cai na “malha fina” do IR.
Entrega de RAIS e DIRF sem complicações com uso da tecnologia em nuvem
Além dos problemas causados pela divergência de dados enviados pela RAIS e pela DIRF, estas duas entregas também podem provocar um verdadeiro caos nos setores de RH e DP. Afinal, as equipes estão concentradas nestas tarefas, mas não podem deixar de lado coisas importantes do dia a dia: pagamentos, contratações, demissões e atendimento aos empregados. E ainda tem todas as tarefas estratégicas que não podem ficar suspensas por três meses, como a avaliação periódica de empregados, o feedback junto a gestores e o planejamento de gestão de pessoas.
Mesmo que você tenha todas as informações de RAIS e DIRF no sistema da empresa, ainda será preciso validar tudo antes de transmitir os dados para os órgãos governamentais. A solução que pode transformar a correria destas entregas em um processo rápido, seguro e eficiente é a tecnologia em nuvem, como falamos no início deste artigo. A Webfopag, folha de pagamento online da Employer, funciona 100% em nuvem e simplifica estas duas entregas, além de otimizar todo o trabalho do RH durante o ano.
Como a Webfopag pode agilizar meu dia a dia?
Você só precisa lançar os dados na plataforma e a folha é calculada instantaneamente. Após cada pagamento da folha, o sistema gera um relatório de dados tanto da DIRF como da RAIS, facilitando a conferência. O resultado? Todas as informações prontas, devidamente compiladas e sem divergências. Assim, o processo de análise de entrega dessas declarações se torna mais uma rotina do mês.
Ao invés de passar os primeiros meses do ano fazendo o registro e lançamento de todos estes dados, o RH só precisa transmitir para a Receita Federal e o Ministério do Trabalho.
A Webfopag otimiza os recursos das empresas, já que não precisa de servidores ou máquinas específicas. Para o RH, a maior economia é de tempo: as equipes podem ficar focadas no dia a dia e na gestão estratégica de pessoas.
Você já conhece a Folha de Pagamento Online da Employer? Os primeiros meses do ano são um caos no RH da sua empresa? Conte para nós sua experiência e comece a planejar seus próximos passos!
