A rotina do Departamento Pessoal depende do gerenciamento de inúmeras informações, o que torna o trabalho lento e burocrático. Automatizar processos pode ser uma boa alternativa
Boa parte da rotina de um Departamento Pessoal se resume a gerenciar informações, atualizar planilhas, organizar e arquivar dados. Além disso, ainda é preciso reuni-los e remetê-los às pessoas ou órgãos públicos responsáveis, como o Ministério do Trabalho ou a Receita Federal. Processos que demandam tempo e monitoramento constante.
Todos estes processos podem ser automatizados, o que alivia a carga sobre o DP e evita, por exemplo, a perda de informações. No entanto, muitas empresas ainda resistem em adotar soluções mais tecnológicas. “As soluções em tecnologia para o Departamento Pessoal ainda representam um tabu para muitas corporações. Como a legislação brasileira é muito antiga e muitos processos decorrentes das relações de trabalho exigem a guarda de documentos físicos, a área não conseguiu evoluir com a mesma rapidez que outros setores nas organizações”, explica Cenildo Costa, especialista em Gestão de Recursos Humanos e supervisor deste setor na Employer.
Como atualizar o setor
Há empresas especializadas em oferecer a solução tecnológica adequada para o controle e fluxo dos dados do Departamento Pessoal. São soluções personalizadas que facilitam não só a vida do empregado, mas também do colaborador, do departamento, do gestor e da área operacional do RH.
“As possibilidades de automação dos processos são infinitas. A tecnologia pode facilitar os canais de comunicação interna, aproximar as expectativas e necessidades das pessoas às práticas de gestão, deixar mais claras as políticas e sanar dúvidas dos colaboradores. Se todos esses processos, que na maioria das empresas ainda são manuais, puderem ser mais rápidos e eficientes, a empresa ganha com a redução da insatisfação com o trabalho, o que certamente vai reduzir o passivo trabalhista e proporcionar maior produtividade”, avalia.
Um bom caminho para desafogar o setor pode ser uma ferramenta que agilize a comunicação entre o RH e o empregado, como o Painel do RH. Este canal facilita a consulta e o arquivamento de holerites (contracheques), permite justificativa de atrasos, faltas, solicitação de férias, adiantamento de 13º salário, inclusão de benefícios e até a alteração de dados cadastrais. Um sistema 100% web, que pode ser acessado de qualquer lugar, inclusive em dispositivos móveis.
E por que não uma folha de pagamento online?
A Webfopag, Folha de Pagamento Online da Employer, possibilita a gestão completa da folha pela internet, da contratação à rescisão do funcionário. O sistema utiliza a tecnologia em nuvem gerenciada da IBM, o que garante mais segurança e disponibilidade para todos os dados. Vale lembrar que uma das grandes vantagens da computação em nuvem, é a redução de custos que ela proporciona para sua empresa.
Os cálculos são feitos instantaneamente a cada lançamento. Não é preciso rodar a folha de pagamento e esperar horas para o sistema processar as informações. Com este recurso a folha está sempre pronta e calculada, inclusive com a simulação dos valores a serem pagos. Basta apenas fazer a conferência e o fechamento.
E o controle de horários dos empregados, como fica?
Outra solução que pode ajudar bastante na resolução do problema de escassez de tempo do Departamento Pessoal é uma ferramenta que possibilite o controle e o gerenciamento do Ponto do colaborador . Trata-se de um serviço online de gestão de ponto e de produtividade dos empregados – o que torna os processos de controle e índices de desempenho mais ágeis e inteligentes.
Com esta ferramenta, a empresa processa as batidas do relógio ponto em tempo real e faz a gestão simplificada de faltas, afastamentos, férias, batidas irregulares e outras informações necessárias. Os sistemas mais avançados – e que também se encontram disponíveis no mercado nacional – possibilitam até registrar o ponto pelo smartphone, um serviço muito útil em caso de funcionários em viagem ou home office.
Será que vale a pena?
Absolutamente vale. Cada centavo investido nesse tipo de solução tecnológica promove a simplificação da rotina e a economia de tempo. Além disso, também melhora a relação da empresa com o colaborador, já que oferece facilidades para o empregado.
Na época da declaração do Imposto de Renda, por exemplo, após comunicar os rendimentos do trabalhador à Receita Federal (DIRF), o informe de rendimentos já fica disponível para o empregado no Painel do RH.
“O empregado tem tudo o que precisa do RH a um clique de distância. Ele consegue até solicitar o adiantamento da parcela do 13º salário ou justificar o Ponto – caso tenha esquecido de bater ou tenha viajado a serviço da empresa. Tudo isso a partir do trabalho, do computador pessoal ou mesmo do celular. Essa facilidade significa um grande ganho de tempo para as pessoas. E isso, para o colaborador, faz toda a diferença”, avalia Costa.
Menos tempo, mais agilidade e melhor uso dos recursos financeiros
E se a adoção de uma ferramenta tecnológica para controle das rotinas do RH traz vantagens para o empregado, para as empresas os benefícios são ainda maiores. “As empresas, de modo geral, esperam que a área de RH possa se dedicar mais a fazer gestão. Mas as organizações ainda despendem muita energia e dinheiro para ´apagar incêndios´ que poderiam ser evitados com um bom acompanhamento do seu capital humano desde o ingresso na empresa”, comenta o gestor de RH.
Além de facilitar processos, o investimento inicial pode ser revertido em lucro. O investimento necessário para a implantação destes sistemas, se conduzido da forma correta, em pouco tempo será mensurado em retorno financeiro para a empresa.
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