O empregado só pode iniciar as atividades depois que estiver com o registro em carteira de trabalho devidamente efetuado. Veja quais são as responsabilidades do empregador e por que a ausência deste processo pode onerar as finanças da sua empresa
Hoje a Employer aborda um dos pontos essenciais das relações de trabalho: o registro na CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social. A prática é obrigatória desde que a Consolidação das Leis do Trabalho foi instituída pelo Decreto-Lei nº. 5.452, em 1º de maio de 1943. Mais do que garantir direitos básicos dos trabalhadores, o registro em carteira é uma garantia jurídica de extremo valor para quem contrata.
Carteira de trabalho: obrigações do trabalhador
Sem a CTPS ninguém pode ser contratado dentro da legislação trabalhista. E mais: o documento precisa ser atualizado e estar em boas condições. Carteiras de trabalho rasgadas, rasuradas ou com dados incorretos prejudicam a contratação – especialmente agora, com a implantação completa a do e-Social, onde os primeiros envios de informações são justamente de dados do RH.
O e-Social faz a “conferência” das informações do trabalhador dentro da própria plataforma, cruzando os dados com número de CPF, inscrição do PIS, endereço, entre outros. Por isso é fundamental que toda a documentação dos seus empregados esteja em dia, dos antigos e dos novos contratados.
Este é o momento de utilizar soluções como o Lugarh, a carteira digital de documentos desenvolvida pela Employer. Os documentos são digitalizados pelo próprio trabalhador e o envio/atualização é feito de forma automática pelo sistema, com a geração de dados aplicados à folha de pagamento e respectivo encaminhamento para órgãos reguladores.
A carteira pode ser emitida a partir dos 14 anos de idade, com o início da vida laboral como jovem aprendiz.
Ausência de registro pode custar caro para empregadores
O objetivo do registro na CTPS é atender as obrigatoriedades legais destinadas aos empregadores. É com base na anotação em carteira que são gerados os pagamentos de contribuições trabalhistas e previdenciárias. Quem não registra o trabalhador está sujeito a diversas penalidades jurídico-administrativas, entre elas, o pagamento de multa. O valor foi alterado com a Lei 13.467/2017, a reforma trabalhista, e ficou bem alto: são R$ 3.000,00 (três mil reais) por trabalhador (Art.47, da CLT). Uma conta rápida para se ter ideia do quanto esta prática pode ser onerosa: dez trabalhadores não registrados vão custar R$ 30.000,00 (trinta mil) para a empresa.
A conta fica ainda maior ao considerar os recolhimentos obrigatórios que são feitos com base no registro em carteira. Quem deixa de registrar os empregados para “economizar” com impostos, FGTS, INSS, está sujeito ao pagamento corrigido dos valores retroativos, mais as custas jurídicas para responder ações trabalhistas.
Para contratar dentro das exigências trabalhistas, fique atendo ao que diz o Art.41 da CLT.
“Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.”
Registro em carteira: outros detalhes importantes
A ausência do registro gera custas representativas para as finanças da empresa. Mas não é só isso: há uma série de previsões legais relacionadas a este procedimento. Estão todas descritas na CLT, a partir do Art. 49 até o Art.56.
A Employer destaca a seguir outras obrigatoriedades quanto ao registro que também podem custar caro se a empresa não seguir a legislação. São elas:
- Omitir informações no registro
A data de admissão que consta na carteira de trabalho deve ser o dia exato em que o trabalhador iniciou suas atividades. Omitir ou alterar este tipo de informação é considerado crime de falsidade ideológica, previsto no Art. 299 do Código Penal e descrito no Art. 49 da CLT.
- Responsabilidade sobre o documento
A partir do momento em que o contratado entrega a carteira para o RH, o documento fica sob responsabilidade da empresa. Por isso, organização é fundamental: há multas para extravio, inutilização e retenção da carteira por período superior ao descrito em lei, todas previstas nos Art. 52 e Art. 53 da CLT. O valor pode variar, já que é determinado pelo salário mínimo regional.
Dicas finais!
Para manter seus processos de contratação e anotações na CTPS sempre em dia, a Employer tem algumas sugestões:
- Vai contratar? Faça um check list de documentação
Só marque a data de início do trabalhador após a entrega de toda a documentação necessária e o envio dos dados pelo e-Social. Com isso você também consegue identificar informações inconsistentes no cadastro do empregado e fazer as devidas alterações com antecedência.
- Realize o exame admissional o quanto antes
Ele pode ser feito simultaneamente enquanto você organiza a documentação do trabalhador dentro da empresa. O início das atividades só deve acontecer quando o atestado de saúde ocupacional já estiver na empresa, também para o envio às autoridades reguladoras de segurança e saúde no trabalho.
Aproveite o momento de organização interna para conhecer soluções em tecnologia para o RH. Utilize o espaço de comentários para deixar suas dúvidas. E conte com a Employer! São mais de 30 anos trabalhando com soluções para deixar a rotina do RH mais dinâmica e eficiente.
