Sabia que o eSocial já está disponível para testes? Neste primeiro momento, o foco são as equipes de TI. É hora de testar a ferramenta, identificar falhas e começar a adaptação da empresa ao novo sistema unificado de envio de informações. Enquanto o TI cuida da infraestrutura, você cuida das pessoas. É hora de preparar o time para as mudanças de processos.
No dia 26 de junho o Governo Federal liberou o ambiente de testes do eSocial, a nova plataforma que as empresas utilizarão para enviar informações sobre os empregados. Inicialmente a plataforma seria disponibilizada em 1º de julho e a antecipação desta data permitiu que as empresas pudessem começar a se organizar ainda em junho.
Lembre-se que o eSocial será obrigatório a partir de 1º de janeiro do próximo ano e, na primeira fase, vai contemplar as informações referentes ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). O objetivo do Governo Federal é unificar o envio de todas as informações relacionadas aos contratos de trabalho. Para o RH e o DP, a nova plataforma vai otimizar vários processos que são executados separadamente.
No entanto, o processo de migração para o novo ambiente não é simples. E é justamente por isso que a fase de testes já começou. Empresas e os órgãos públicos envolvidos poderão identificar falhas e ajustar seus processos pelos próximos seis meses. Mas você não precisa (e nem deve) esperar durante este período.
Por onde começo a implantação do eSocial?
Pela sua equipe de TI. Segundo o portal do eSocial (www.esocial.gov.br), esta fase inicial é destinada especialmente aos setores de tecnologia da informação das empresas. Isso porque o eSocial impacta diretamente a infraestrutura tecnológica das empresas. Equipamentos, internet e servidores deve estar preparados para a inclusão do novo sistema na rotina de trabalho.
Para ajudar os profissionais de TI na implantação do eSocial, o Governo Federal preparou um Manual Para Desenvolvedores (disponível neste link).
O documento contém instruções e orientações técnicas para que o setor de tecnologia inicie a fase de testes.
Como me preparo para o eSocial nesta fase?
Há vários processos na migração do eSocial e você pode começar seu trabalho o quanto antes. O primeiro passo é fazer a qualificação cadastral de todos os empregados. Ela tem o objetivo de validar os dados dos trabalhadores junto a órgãos como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho. Esta qualificação é extremamente importante: dados incorretos ou inconsistentes vão afetar o envio de informações e podem até impedir a contratação de novos empregados.
Além disso, quanto maior o quadro de pessoal, mais trabalhosa pode ser esta tarefa. Com a Webfopag, Folha de Pagamento Online da Employer, a qualificação cadastral poderá ser realizada em ‘lote’, podendo conter todos os empregados da empresa em uma única declaração. O governo irá retornar um arquivo onde serão apresentadas as inconsistências de cada um. O empregado deverá se dirigir ao órgão responsável para realizar a correção ou uniformidade dos seus dados.
Além dos empregados, é importante ressaltar que todas as áreas da empresa deverão estar sincronizadas, pois o eSocial fará parte das entregas de cada uma delas.
O Conect eSocial é a ferramenta da Employer que ficará encarregada de realizar todas as entregas do eSocial, independente do setor responsável. Isso facilita a análise do DP em relação às entregas das informações da empresa, pois os eventos deverão ser entregues em ordem de agenda. Caso isso não ocorra, as declarações ficarão incorretas.
Como preparo a equipe para o eSocial?
Com treinamento e informação. Neste primeiro momento, além da equipe de TI, é essencial treinar todos os colaboradores que vão utilizar o eSocial a partir de janeiro de 2018. As equipes do Departamento Pessoal e dos setores administrativo, financeiros e outros, precisam conhecer a ferramenta e aprender o passo a passo para o processamento de informações dentro do novo sistema.
Comece pela equipe do DP: são estas pessoas que concentram todas as informações referentes ao cadastro de empregados, recolhimento de contribuições obrigatórias, concessão de benefícios e contratos de trabalho. Nesta preparação é importante destacar que a adaptação levará alguns meses, mas que o eSocial vai facilitar muito a rotina do setor a partir do próximo ano.
Por falar em facilitar a rotina, os setores que ainda não usam ferramentas de tecnologia certamente precisarão de mais tempo para a adaptação. Será preciso migrar dados manualmente e adaptar processos tradicionais da rotina. Além da dificuldade técnica também será preciso enfrentar a adaptação individual dos empregados a um novo método de trabalho. Se este é um obstáculo para a sua empresa, aproveite a chegada do eSocial para usar serviços web de gestão de folha. A Webfopag já está preparada para a nova plataforma. Os dados lançados no software são facilmente exportados para o eSocial – e a gestão online da folha também otimiza todos os processos de pagamento.
O que os empregados precisam fazer?
É importante que os trabalhadores tenham conhecimento sobre o eSocial. Eles não vão trabalhar com a nova plataforma, mas mantê-los informados sobre estas mudanças contribui para uma comunicação mais eficiente. Além disso, um dos pontos importantes que você já viu neste artigo é a conscientização de todas as áreas da empresa. E o RH vai precisar da participação efetiva de todos os empregados.
Por isso, antes de iniciar a qualificação cadastral, que tal explicar aos trabalhadores o que é o eSocial? Há várias formas de fazer isso. Você pode organizar palestras curtas para explicar o assunto ou fazer um comunicado interno. É fundamental destacar as vantagens que o eSocial traz para os empregados, como maior assertividade nas informações e mais segurança na gestão e fiscalização dos contratos de trabalho.
Relembre o calendário do eSocial
Se você ainda não anotou as datas do eSocial, a Employer te lembra!
1º de janeiro de 2018: adoção obrigatória para empresas com faturamento superior a R$ 76 milhões/ano
1º de julho de 2018: adoção obrigatória para as demais empresas
Ambiente de testes: já está disponível
O Governo Federal disponibilizou um canal exclusivo para atendimento às equipes de TI durante a fase de testes.
Você ainda não organizou sua rotina para a chegada do eSocial? Tem dúvidas sobre o assunto? Converse com a Employer e aproveite para conhecer soluções de tecnologia que vão fazer toda a diferença nos seus negócios.
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