Digitou alguma informação errada na planilha? Alguns erros aparentemente simples podem comprometer todo o processamento da folha. Veja quais são eles e como podem ser evitados
Quem trabalha no RH e no DP entende a importância de emitir uma folha de pagamento correta. Também sabe das dificuldades que envolvem o processo: qualquer erro no controle de informações durante o mês pode gerar correria nos dias de fechamento. Sem contar futuros problemas com passivos trabalhistas por conta de dados incorretos no registro e remuneração de empregados.
Se você passa por problemas com a folha frequentemente – ou não quer passar! -, preste atenção neste artigo: elencamos alguns dos principais erros que acontecem na emissão da folha. Também damos dicas para evitá-los.
1 – Controle de horas
Quem não conta com um bom controle de ponto pode ter problemas no fim do mês. Onde foi parar a pilha de atestados? E onde anotei os atrasos dos empregados? Quais pessoas fizeram horas extras e por quê? Imagine ir atrás destas informações faltando pouco tempo para o fechamento da folha.
Além de correr o risco de fazer pagamentos errados ou incompletos, lembre-se que o Ministério do Trabalho acompanha todas as atividades, e você precisará prestar conta delas periodicamente.
2 – Pagamento de impostos e contribuições obrigatórias
Decorar as alíquotas de impostos e contribuições que são pagas mensalmente pode não ser a melhor forma de gerenciar esta parte da folha. Pelo menos uma vez ao ano, impostos e porcentagens são atualizados de acordo com variações do mercado e determinações dos órgãos reguladores. Seu sistema de pagamento prevê estas variações? Com que frequência você consulta os sites dos órgãos e acompanha as mudanças? Mais do que evitar erros na folha, a atualização destas informações também ajuda a solucionar dúvidas dos empregados, que muitas vezes não entendem os descontos sobre a remuneração bruta.
Também é possível que, na correria do dia a dia, você deixe passar o prazo de pagamento de algum recolhimento da folha. Isso pode acarretar juros e multas para a empresa. Um erro que pode onerar bastante a gestão financeira da área e dos negócios.
3 – Pagamento de benefícios e situações especiais
É preciso que o setor esteja sempre atento às situações de todos os empregados. Por exemplo: um colaborador que voltou de férias agora já recebeu o equivalente ao salário do mês. Isso significa que neste mês, só deve receber o proporcional aos dias trabalhados. Vamos a outro exemplo? Um empregado foi dispensado mas você esqueceu de cancelar a compra de créditos de transporte ou alimentação: dificilmente será possível reaver esta verba. A folha de pagamento, portanto, deve estar sempre atualizada. Também é importante prestar atenção ao tipo de contrato. Empregados temporários e terceirizados são atendidos por legislação específica e também podem ter contratos com encerramento previsto para aquele mês.
4 – Problemas com backups e fórmulas automáticas
Você costuma não se preocupar com isto, afinal a folha está em um mesmo arquivo, com fórmulas que fazem o cálculo automaticamente quando você lança os dados. O servidor da empresa, por sua vez, é o guardião de todas as informações do seu setor. Quem nunca pensou na possibilidade de uma fórmula errada ou um problema com o servidor precisa redobrar os cuidados: estes problemas são mais comuns do que você imagina. Uma pane no servidor pode colocar todos os dados em risco (ou até mesmo fazer com que tudo desapareça!), uma fórmula errada pode gerar a folha inteira com as remunerações incorretas.
5 – Erros no enquadramento dos empregados
Vamos lá: você sabe dizer com precisão quantos empregados registrados em carteira sua empresa tem hoje? Quais são os empregados em cada Centro de Custo? E quantos são prestadores de serviço temporário ou terceirizado? Estes dados são fundamentais na hora de gerar a folha de pagamento, já que cada categoria precisa de um enquadramento específico.
Além disso, é preciso prestar atenção aos cargos e faixas salariais, que devem sempre estar de acordo com a política de cargos e salários da empresa. Ao enquadrar um empregado na classificação errada, a folha pode ser emitida com uma remuneração bem diferente daquela prevista em contrato, algo que acarreta em problemas mais à frente, como pagamento incorreto de contribuições e possíveis passivos trabalhistas.
Como resolver os problemas de processamento da folha?
A resposta é simples: com o uso de tecnologia. O mercado de gestão de RH conta com soluções que resolvem todos os erros citados neste artigo, da batida de ponto ao pagamento correto de impostos.
A Employer conta com várias alternativas em seu portfólio de produtos, que transformam o setor de RH em um departamento ágil e eficiente. Uma delas é o Pontofopag, sistema de batida de ponto online que garante a segurança no controle de assiduidade dos empregados. Comunica-se facilmente com qualquer relógio ponto homologado, aproveitando os equipamentos que a sua empresa possui.
Com esta solução, o colaborador também pode fazer a batida de ponto em qualquer computador ou dispositivo móvel, de acordo com a Portaria 373/11 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). O Pontofopag permite à empresa o controle em tempo real da batida de ponto, assim como o acompanhamento de faltas, atrasos e banco de horas.
A Webfopag é uma solução 100% online para controlar sua folha com tranquilidade e rapidez, desenvolvida pela Employer e que utiliza a nuvem gerenciada IBM. O sistema elimina possíveis erros na emissão da folha: os dados podem ser lançados diariamente, o que mantém as informações financeiras sempre atualizadas. Também é possível fazer o acompanhamento de descontos e recolhimentos sem erros. O software calcula tudo automaticamente e você só precisa fazer a conferência e o fechamento ao fim do mês.
Para quem precisa fazer gestão de equipes no campo, o aplicativo para coleta de dados da Employer é uma solução de alta tecnologia que também facilita o fechamento da folha. As informações de ponto e produtividade são registradas, mesmo onde não há sinal de celular ou internet, por meio de um coletor de dados robusto e posteriormente enviadas para a folha de pagamento. Ao utilizar este aplicativo integrado à Webfopag, é possível tomar decisões mais rapidamente e entender de forma clara a remuneração do empregado, evitando erros provenientes de anotações manuais.
Todas as soluções da Employer são desenvolvidas com tecnologia de ponta, e não é preciso se preocupar com a segurança dos dados: as informações ficam guardadas em ambiente online, com rotinas de backup constantes. Que tal tornar seu RH mais assertivo e tecnológico? Evite o retrabalho, diminua custos e otimize seu tempo!
Já passou por problemas com a folha de pagamento? Como costuma resolvê-los? Aproveite o espaço de comentários para discutir o assunto.
