A nova plataforma para envio de informações aos órgãos reguladores será obrigatória a partir de 2018. Sua empresa já está preparada? Veja por que você deve começar a pensar nisso hoje mesmo!
Faltam poucos meses para que o eSocial, plataforma de envio de informações dos empregados para o Governo Federal, seja implantado. Os profissionais de RH e do DP certamente já sabem que haverá uma grande mudança na rotina, com impactos positivos no futuro. Afinal, o objetivo do governo com o eSocial é facilitar o registro de informações de todos os empregados, um processo que toma bastante tempo no dia a dia. É preciso estar atento aos prazos e especificidades da plataforma, além de preparar a equipe e a empresa para a mudança. Você já está fazendo isso? Preparamos uma lista com oito motivos para começar a se preocupar com o eSocial. Não deixe para a última hora!
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O eSocial é obrigatório
A partir de 1º. de janeiro de 2018, todas as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016 devem usar a plataforma para envio das informações relacionadas ao FGTS, segundo a Circular nº 761 da Caixa Econômica, publicada no Diário Oficial da União do dia 17 de abril. Para as demais, o eSocial será obrigatório a partir de 01/07/2018. Aquelas que não atenderem às demandas da nova plataforma estarão sujeitas a multas e penalidades previstas na legislação trabalhista, fiscal, tributária e previdenciária.
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Há um prazo para implantação do eSocial
Para atender a esta obrigatoriedade, todas as empresas precisarão ter acesso ao eSocial. É preciso baixar a nova ferramenta, cadastrar a empresa e empregados e iniciar as validações de seus dados. Também será necessário um certificado digital para o CNPJ da empresa, que permitirá o acesso, validação e envio de informações. O prazo para implantação do eSocial e todas as suas funcionalidades é de até três meses. Ou seja: você precisa começar a organizar a mudança o quanto antes para não correr o risco de perder as datas, seja por esquecimento ou por dificuldades na transição.
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A qualificação cadastral de empregados pode atrasar seu processo
Dentro do eSocial, além das informações da empresa, estarão as dos empregados, como dados cadastrais e situações específicas relacionadas à jornada de trabalho (afastamentos, por exemplo). Este registro é de responsabilidade da empresa e o eSocial apontará possíveis divergências, já que os dados da Receita Federal também estarão na plataforma. As informações relacionadas a cada CPF cadastrado serão validadas de acordo com a base de dados da Receita Federal.
Para evitar imprevistos, o ideal é iniciar o processo de cadastramento o quanto antes e fazer a qualificação cadastral de todos os empregados. Ao deixar esta tarefa para depois, certamente o RH e o DP terão acúmulo de trabalho e ainda podem encontrar dificuldades para registrar empregados com divergências cadastrais.
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O eSocial será a única plataforma para envio de informações aos órgãos reguladores
Além das informações sobre os empregados e seus contratos de trabalho, pelo eSocial também será feito o envio de dados de CAGED, RAIS, DIRF, GFIP. Isso significa que as plataformas que você usa hoje para fazer os recolhimentos e prestação de informações deixarão de funcionar e sua empresa precisará estar 100% adaptada à nova forma de envio.
Quem não realizar estes processos será rapidamente identificado pelos órgãos reguladores e ficará sujeito a multas, penalidades, além de passivos trabalhistas.
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Será preciso adaptar toda a empresa ao eSocial
A atual rotina do RH e do DP terá grandes mudanças. Com o eSocial, os processos internos relacionados aos tributos e relações trabalhistas serão centralizados. Embora a iniciativa do Governo Federal tenha como objetivo facilitar boa parte do trabalho, há uma fase bastante complexa que as empresas enfrentarão. É preciso conhecer o eSocial a fundo, entender seu funcionamento, treinar e capacitar os colaboradores da equipe para o uso. Outras áreas da empresa, como os departamentos de TI, financeiro e jurídico também precisam adaptar-se à plataforma.
É fundamental, ainda, que todos os empregados estejam cientes da mudança, já que o eSocial foi criado para assegurar direitos trabalhistas e garantir a veracidade das informações. Será uma mudança significativa na cultura da empresa. O RH é o responsável pela gestão da comunicação com os empregados, assim como pelo treinamento de todos aqueles que estarão envolvidos com esta obrigatoriedade legal.
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A fiscalização sobre as empresas será intensificada
Atualmente a Receita Federal e o Ministério do Trabalho são responsáveis pela maior parte da fiscalização das relações trabalhistas. Como o eSocial vai unificar informações de empresas, empregados, tributos, recolhimentos, medicina do trabalho, contratos, entre outros; todos os dados estarão disponíveis para os órgãos reguladores.
Isso permite verificar detalhes das rotinas das empresas, tais como excesso de horas extras, tipos de contrato de trabalho, registros de admissão e dispensa. Para garantir os direitos dos trabalhadores, a fiscalização deve ser intensificada e os dados estarão muito mais acessíveis.
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Processos importantes passarão a depender do eSocial
Informações de registro e dispensa de empregados, exames admissionais e demissionais, tipos de contrato de trabalho, recolhimento de tributos, dados para fins previdenciários e para declaração do imposto de renda: tudo isso estará dentro do eSocial.
Em resumo, todos os processos que hoje são realizados em plataformas diferentes estarão em ambiente único e são essenciais tanto para a empresa quanto para os empregados.
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O prazo está cada vez menor
De acordo com a previsão do Governo, a partir de julho, a plataforma para testes estará disponível para que todas as empresas possam fazer a implantação, tirar dúvidas e identificar possíveis dificuldades. Faltam menos de dois meses. Com a obrigatoriedade a partir de 1º. de janeiro do próximo ano, também faltam apenas alguns meses para concluir todo o processo e, como citado anteriormente, a transição passa por várias fases.
Uma delas, bastante complexa, é logo no começo: a carga inicial de todas as informações da empresa e dos empregados deve ser feita o quanto antes. São inúmeros dados que precisam ser conferidos, registrados e validados, o que pode causar um impacto significativo no volume de trabalho do RH, DP e demais áreas envolvidas no processo. Por isso, quanto antes você começar, mais tempo terá para fazer a implantação e menores serão as dificuldades em utilizar a plataforma.
A Employer desenvolveu soluções para facilitar este momento de transição e está preparada para atender ao eSocial. Caso precise de orientações, entre em contato com os nossos especialistas para que a implantação seja menos burocrática e mais segura.
Sua empresa já está de olho no eSocial? Quais são os próximos passos para a implantação? Conte sua experiência nos comentários!
