Circular divulgada pela Caixa Econômica Federal divulga cronograma de implantação da plataforma. Veja mais informações e comece a organizar sua rotina
O novo sistema de envio de informações sobre os trabalhadores instituído pelo Governo Federal – o eSocial – será obrigatório a partir de janeiro de 2018. A plataforma vai unificar todos os dados dos colaboradores, como folha de pagamento, recolhimento de FGTS e Medicina do Trabalho. Estes dados serão usados pelos órgãos reguladores para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos.
O objetivo do eSocial é simplificar o registro de informações e acabar com antigos problemas que dificultavam a vida dos empregadores na hora de passar adiante os dados dos empregados.Com a ferramenta digital, será possível prestar informações (como CAGED, GFIP, RAIS, DIRF, NIT/PIS/PASEP entre outros) de forma unificada e padronizada, eliminando erros e reduzindo custos operacionais. Além disso, o eSocial deve impedir que informações incorretas sejam declaradas nos registros de admissões e demissões.
Atenção aos prazos de implantação!
A Circular nº 761 da Caixa Econômica foi publicada no Diário Oficial da União, do dia 17 de abril, e estabelece o cronograma e os prazos de envio das informações relacionadas ao FGTS.
– 01/07/2017- prazo máximo para que a plataforma seja disponibilizada aos empregadores. No primeiro momento, o eSocial estará em aperfeiçoamento. É fundamental começar a testá-la assim que estiver disponível, para entender sua usabilidade, funcionalidades e informar possíveis erros.
– 01/01/2018 – empregadores com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016 deverão, obrigatoriamente, enviar as informações relacionadas ao FGTS via eSocial.
– 01/07/2018 – início da obrigatoriedade de envio de informações via eSocial para as demais empresas.
Nos dois casos, as informações relacionadas à saúde e segurança do trabalhador serão obrigatórias após os seis primeiros meses de implantação do eSocial. Ou seja: se a sua empresa é de porte grande, a partir de 01/07/2018 será obrigatório o envio destas informações também; se a sua empresa é de médio ou pequeno porte, a obrigatoriedade será a partir do dia 01/01/2019.
Segundo a Caixa Econômica, será divulgada outra circular com detalhes sobre o eSocial para empresas de pequeno porte, microempresas e MEI (micro empreendedor individual).
Por que você deve começar a pensar no eSocial hoje mesmo?
O prazo está cada vez menor. É hora de buscar informações e ferramentas para iniciar a implantação do eSocial na sua empresa, pois isso demanda tempo e é necessário que a equipe de RH e DP aprenda a usar a plataforma. O período de implantação serve, ainda, para encontrar divergências no sistema, sanar dúvidas e compreender como será seu funcionamento.
Não deixe para a última hora: qualquer imprevisto que dificulte ou impeça a transmissão dos arquivos pode causar ônus desnecessários para a sua empresa, como multas, juros ou outras sanções constantes na legislação. Consulte aqui o Decreto nº 8373.
Como vai funcionar o eSocial?
É preciso acessar o site da Caixa Econômica ou do eSocial para baixar a versão atualizada da plataforma. Os endereços são www.esocial.gov.br e www.caixa.gov.br (procure pelo link “download”).
Dentro da plataforma, será necessário preencher todas as informações solicitadas, com dados de todos os empregados. Após essa etapa, será gerado um arquivo (em formato .xml), que deverá ser validado e transmitido para o repositório nacional por meio de certificado digital ou código de acesso. O prazo para realizar este processo é todo dia sete do mês subsequente – em casos de feriados ou finais de semana, o prazo é antecipado para o último dia útil antes do dia sete.
O eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do Governo Federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho e Emprego – MTE. No caso do FGTS, o eSocial vai concentrar as informações de recolhimento do fundo de garantia e SEFIP, que serão utilizadas para consolidação de dados cadastrais e financeiros de empresa e empregados.
Como trazer o eSocial para a empresa?
O eSocial deve trazer grandes mudanças positivas aos departamentos de RH e DP, afinal, são eles que concentram o maior número de informações sobre os empregados. Todos os dias os profissionais da área deverão enviar informações para o eSocial. A partir daí, o próprio sistema da Receita Federal validará estes dados, emitirá um número de protocolo de entrega e em seguida um recibo de processamento. Tudo isso estará interligado ao ambiente da Receita Federal. Então é de extrema importância que o profissional responsável verifique o teor das informações.
Nessa nova realidade, o papel do RH é fundamental para que a transformação cultural na empresa aconteça com o menor impacto possível aos demais colaboradores. Como a área de gestão de pessoas costuma ser a mais impactada pela mudança, passará a exercer importância ainda maior no direcionamento das soluções e ferramentas que possam atender adequadamente às novas demandas. É válido lembrar também que é preciso preparar os colaboradores para lidar com as novas necessidades e rotinas do eSocial.
Por isso, as empresas que ainda não estão preparadas para o eSocial devem buscar uma solução no mercado que faça a governança do envio de informações para o eSocial, já que os dados geralmente estão distribuídos em diversos sistemas e ambientes. Este é o papel do Conect eSocial. Saiba mais.
Como estão os preparativos para o eSocial na sua empresa? Seus sistemas já estão adaptados para esta nova exigência? Fale conosco: somos especialistas em soluções de TI para otimizar a rotina de Recursos Humanos.
