A folha de pagamento é uma importante ferramenta para empregadores e empregados. O instrumento assegura que os pagamentos estão sendo realizados corretamente e facilita que estejam sempre em dia. Por isso, otimizar a folha de pagamento é essencial para garantir uma gestão de pessoas eficiente e de recursos financeiros.
As legislações (Consolidação das Leis do Trabalho – CLT – e Consolidação da Legislação Previdenciária) obrigam as empresas a emitirem o documento para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária. Além disso, para as companhias, serve como documentação dos colaboradores e uma forma de organizar para que todo e qualquer pagamento seja calculado sem erros e sem atrasos.
Para os empregados, funciona como comprovante de renda, histórico da remuneração (incluindo as horas trabalhadas, faltas, atrasos, licenças, o salário bruto, o líquido, benefícios, entre outros proventos), além de atestado para o cálculo da aposentadoria, se for preciso.
Por que otimizar a folha de pagamento é uma ótima ideia?
Trata-se de um complexo procedimento de cálculo e de atualização de informações. Mesmo que o número de funcionários de sua empresa não seja grande, realizar essa tarefa manualmente aumenta as chances de um futuro entrave jurídico por erro, omissão de dados ou esquecimentos.
Além disso, ao otimizar a folha de pagamento, áreas como o RH podem se dedicar a ações mais estratégicas da companhia, tendo a segurança de que a tecnologia realiza com precisão atividades até então morosas e extremamente operacionais.
Para garantir que tudo esteja sendo feito conforme as leis trabalhistas, é imprescindível determinar um dia certo para os pagamentos e para a emissão da folha, que pode ser no formato de holerite, por exemplo. O empregado deve assinar o espelho do ponto, relatório ou comprovante de entrega, caso seja entregue pessoalmente, ou formalizar o recebimento, se o envio tiver sido por e-mail.
Confira 7 dicas para otimizar a folha de pagamento de forma correta e completa, sem dúvidas ou erros:
1. Controle a jornada de trabalho digitalmente
Possuir algum controle de ponto eletrônico e/ou digital agiliza os cálculos das horas trabalhadas, de almoço, faltas, atrasos, horas extras (e o tipo de cada hora extra). Se for integrado ao seu sistema de folha de pagamento, desburocratiza ainda mais essa tarefa e garante precisão, evita fraudes na marcação de ponto e em sua apuração, além de aumentar a produtividade da equipe responsável por esta tarefa.
A fim de se evitar processos trabalhistas, já se recomenda que qualquer formato de registro de ponto seja manual, mecânico ou eletrônico, independentemente da quantidade de empregados. Afinal, é papel do empregador comprovar atrasos ou faltas dos funcionários. A partir de 10 colaboradores, é obrigatório tal registro, então por que não facilitar e escolher a forma mais prática e segura?
2. Automatize os pagamentos
As contas bancárias, atualmente, permitem a automatização de diversos pagamentos que acontecem rotineiramente durante o mês. É possível deixar agendados os pagamentos dos salários, por exemplo, acompanhar as transações pela web e evitar esquecimentos, atrasos, ou qualquer outro imprevisto do gênero.
A tecnologia oferece serviços que facilitam a vida como débitos automáticos, agendamento de pagamentos, entre outros. Basta organizar essas transações e controlá-las.
3. Faça um backup dos documentos
Para auditorias internas e externas, é essencial ter, em arquivo impresso, uma cópia da folha de pagamento mensal de cada colaborador. Além disso, é importante que a equipe de TI realize, periodicamente, um backup de todos os sistemas e softwares, principalmente de RH, para que futuras pesquisas sejam realizadas com sucesso e se evitem processos trabalhistas ou previdenciários.
É essencial que o arquivamento, seja impresso ou online, seja mantido de forma organizada e cronológica. É preciso ainda que haja colaboração e diálogo entre áreas como financeiro e RH para que ambas se beneficiem das informações dos documentos, sem que haja qualquer comprometimento da ordem.
4. Padronize cargos e salários
Com uma estrutura bem definida de cargos e salários, a empresa consegue realizar com mais assertividade o planejamento e controle financeiro, admissões e demissões, promoções e abertura de novas vagas. Além disso, a padronização facilita a criação de regras para cada cargo e salário e faz com que a folha de pagamento esteja sempre organizada.
É possível aproveitar essa tarefa para deixar mais claro para os colaboradores quais as funções de cada cargo, qual a formação exigida e quais atribuições são necessárias para cada um deles. Esse processo facilita traçar uma carreira dentro da companhia, o que contribui para atrair e reter talentos.
5. Opte por um sistema online de folha de pagamento
Implante um sistema simples de manusear, seguro, que permita a gestão completa da folha de pagamento e, preferencialmente, que utilize armazenamento na nuvem. Ou seja, a sistemática não necessita de instalação, constantes atualizações e grandes espaços de seu servidor ou banco de dados.
Além disso, por funcionar via web, permite acesso de qualquer computador ou acesso móvel. Também verifique se permite lançamentos em lote e importação de planilhas, tarefas que contribuem para a otimização.
6. Preencha todos os dados dos funcionários
Quanto mais completas as informações, melhor o sistema online ou software funciona e computa o valor a ser pago a cada colaborador. É importante inserir a maior quantidade possível de dados e mantê-los atualizados com a máxima precisão possível.
Dados como quantidade, nome e idade dos dependentes, auxiliam no cálculo de salário-família, auxílio-creche, benefícios, bem como plano de saúde para filhos/enteados, pais, cônjuges, entre outras vantagens.
7. Saiba definir o fornecedor ideal
Dada a importância da emissão da folha de pagamento, escolha um fornecedor sério e pesquise as funcionalidades do software. Também é importante verificar o tempo de implantação e possibilidades de acesso e de integração com outros sistemas.
É essencial implantar um sistema para otimizar a folha de pagamento e ter segurança e agilidade nos cálculos. Além disso, a implantação acelera processos, desburocratiza atividades e permite que a área de RH se torne mais produtiva e estratégica.
Você quer otimizar a folha de pagamento da sua empresa ou já otimizou? Deixe suas dicas nos comentários e enriqueça a discussão!
