Você certamente já viu um quadro cheio de post-its com anotações de trabalho, mas, você sabia que existe um nome técnico para esse método? Kanban é um sistema de gestão visual que controla as atividades e o fluxo de trabalho visando aumentar a produtividade da equipe.
A estrutura em que cada cartão representa uma tarefa em um quadro separado por três colunas (a fazer, fazendo e feito) auxilia o time a ter um controle sobre o projeto, evitando os famosos gargalos, ou atrasos. Além disso, essa estrutura promove um equilíbrio entre as atribuições, limita a quantidade de trabalho e permite que a gestão seja eficaz.
Por que vale a pena investir no Kanban?
Por que vale a pena investir no Kanban? É a maneira como essa gestão visual estimula a autonomia e produtividade da equipe, que pode ver a todo instante suas obrigações e a que ponto elas estão no projeto, desafogando do gestor a função de questionamentos constantes e permitindo mais tempo para ações de alta impacto. Outro benefício é que, ao priorizar as atividades mais importantes, não ocorrem atrasos e confusão na hora da entrega. Sem contar o aumento de produtividade que esse modelo estimula, o senso de cooperação que ele gera e a redução dos custos, visto que o tempo é otimizado.
As três estruturas do Kanban
Cartão – dentre as três estruturas do Kanban, o cartão é a tarefa que precisa ser feita para que o resultado final seja entregue. Ele é normalmente diferenciado em cores diferentes para cada atividade, para quem é o dono dele ou nível de prioridade. Fisicamente pode ser expresso por papéis ou post-its, mas existem muitos modelos de aplicativos que usam essa tecnologia, um exemplo é o Google Agenda e o Asana.
Coluna – serve para representar os status dos cartões. Comumente possui três colunas: A fazer, Fazendo e Feito. Apesar disso, a estrutura pode ser alterada conforme a necessidade. A medida que os membros da equipe forem realizando as atividades, os cartões devem avançar entre as colunas.
Quadro – é a alma do Kanban. Cada quadro completo com cartões e colunas é um Kanban em que o time pode trabalhar.
Como aumentar a produtividade da equipe com Kanban
Existem três maneiras sobre como aumentar a produtividade da equipe com Kanban:
- Preparar a equipe – uma pequena reunião, explique para a equipe como funciona o método e quais os benefícios de se aderir a esse processo para a realização do trabalho.
- Mapeando os processo – pegue o projeto e anote cada fase e processo pelo qual ele precisa passar até terminar. Se ele for trabalhoso ou longo, quebre-os em fases menores, utilizando outra metodologia como o scrum.
- Defina esquema de cores e priorização – as cores podem ser definidas para cada membro da equipe que ficará responsável pela função, ordem de prioridade ou tipo da tarefa.
Não se esqueça de fazer mudanças e adaptar a necessidade, dessa forma o Kanban será realmente útil no dia a dia das gestões de RH e da empresa em geral. E se você gosta de organização, leia o post sobre Scrum, com tudo o que você precisa fazer para adaptar sua empresa a essa tendência. Leia também sobre outros temas aqui.
