A gestão de departamento pessoal é essencial para o bom funcionamento das equipes dentro de uma instituição. Junto com a área de Recursos Humanos, seus objetivos são: mediar o relacionamento entre a empresa e os funcionários, preencher e distribuir holerites, ter visão estratégica, certificar-se de que todos estão bem e outras tarefas importantes.
Com a pandemia do coronavírus, todos esses processos foram forçados a acontecer de maneira remota, já que a necessidade de isolamento social fez com que a maior parte das empresas adotasse o home office. Todas as áreas tiveram que se readaptar e gerir os trabalhadores ficou mais difícil agora que o contato é quase exclusivamente por email ou mensagem.
Por isso, a equipe de RH e DP deve superar os obstáculos encontrando maneiras de manter a produtividade dos colaboradores e prestando apoio nessa fase difícil. Trouxemos esse texto para auxiliar esses profissionais através de dicas e sugestões. Confira a seguir!
Confie nas novas tecnologias
A área de Recursos Humanos sofreu muitas mudanças nos últimos anos relacionadas à tecnologia. A chegada do RH 4.0 trouxe alternativas mais seguras e flexíveis para o preenchimento de vários documentos, para a comunicação com funcionários e também para a gestão dos colaboradores. Listamos aqui algumas das funções que, hoje em dia, podem ser feitas online de maneira mais ágil e precisa.
Gestão de férias
Gerenciar o controle de férias dos funcionários através de um painel online é mais fácil. As informações ficam todas reunidas em um só lugar, assim como os registros dos períodos de descanso anteriores. O software também pode notificar os colaboradores sobre o vencimento próximo de férias.
Distribuição online dos holerites
O preenchimento de holerites pela internet permite também sua distribuição de forma online, poupando tempo, pois exclui a necessidade de impressão e entrega fisicamente e reduzindo custos.
Gestão de desligamentos
Assim como a gestão de férias, o controle dos desligamentos pela internet também permite maior proteção de dados e uma plataforma para registro de informações importantes. Ele atende prazos, envia informes sobre as documentações necessárias e mantém o histórico dos colaboradores no sistema, mesmo após o desligamento.
Softwares de comunicação
Para a comunicação interna, opte pela utilização de uma única ferramenta e a torne o principal meio para intercomunicação entre os colaboradores, pois além de prevenir eventuais desentendimentos sobre comunicados oficiais da empresa, participar ativamente de uma comunidade faz com que os funcionários se sintam parte do ambiente de trabalho mesmo longe dos colegas.
A importância do planejamento
Sem dúvidas uma das partes mais importantes da gestão é o planejamento estratégico. Isso se aplica para a gestão remota também: o planejamento é o que garante o andamento das entregas, a organização de tarefas na empresa e a definição de prazos, que são fundamentais para o bom funcionamento das áreas no geral.
Um bom planejamento irá guiar a empresa para o cumprimento das metas e objetivos estabelecidos garantindo o desenvolvimento e sucesso da organização.
Lembre-se de sempre reunir os colaboradores para um update de tempos em tempos, em que todos podem compartilhar sua trajetória dentro do planejamento, suas dificuldades e sucessos nesse processo.
Oferecer apoio é essencial
O momento é complicado, muitos funcionários estarão em situações estressantes trabalhando de casa e tendo que lidar com familiares e outras pressões no dia a dia que o isolamento traz à tona. Por isso, a empresa deve ser compreensiva: a situação adversa não pode ser prevista e o colaborador não tem culpa de estar sobrecarregado.
É possível testar maneiras de manter o interesse das equipes com reuniões mais descontraídas, happy hours online e campanhas internas de incentivo emocional. Assim, você muda um pouco a rotina e isso faz diferença no emocional dos indivíduos.
Reforce a comunicação
No Webinar de maio da Employer “RH Estratégico na Pandemia – Quando as dificuldades viram oportunidades“, recebemos Ana Cláudia Ribeiro, gerente de RH da empresa Cocari, que explicou: “O nosso endomarketing foi muito reforçado […] a comunicação está sendo muito necessária nesse momento, por conta das várias mudanças […] A clareza e a transparência daquilo que a gente tem feito […] a comunicação é a estrutura desse momento”. Para ela e para muitos outros profissionais da área, o endomarketing é fundamental.
Com um software que abrace todas as partes da empresa, é possível criar uma comunicação funcional, em que todos sabem o que está acontecendo na instituição e estão por dentro de mudanças, reuniões, datas importantes, etc. Além disso, é com uma excelente rede de contato que se instaura a ordem dentro das equipes, e como seu time poderá analisar quem está produzindo e quem não está, quem está bem e quem precisa de ajuda.
Soluções inteligentes e eficientes
Agora que ficou claro que a tecnologia é uma grande aliada nesse momento, existe uma plataforma que abrange todas as vantagens apresentadas acima, relacionadas à segurança de dados e reunião de informações em um só lugar.
O Epays é o sistema de holerite online da Employer, que permite a gestão da folha de pagamento de maneira mais fácil e eficiente. Ele automatiza os recibos, realiza tudo em tempo real e conta com a tecnologia da Microsoft que pode transformar o seu RH.
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