A elaboração da Folha de Pagamento é extremamente trabalhosa e requer muita atenção e cuidado, já que envolve cálculos precisos e deve seguir rigorosamente a legislação trabalhista. Por isso, o processo consome muito tempo dos profissionais de Recursos Humanos dentro das empresas.
Empresas especializadas em serviços de RH oferecem um serviço com tecnologia embarcada que pode facilitar a rotina do setor: o “BPO de Folha de Pagamento”. Mas o que é e como funciona o BPO da Folha de Pagamento?
O que é o BPO?
Antes de tudo, é preciso compreender o que é o “BPO”. Business Process Outsourcing é um termo em inglês, que significa contratar uma empresa para realizar processos específicos, como a Folha de Pagamento.
O BPO é a terceirização de procedimentos e pode aliviar uma empresa de várias demandas que não fazem parte de sua estratégia principal. Porém, neste texto, focaremos apenas na terceirização da Folha de Pagamento.
O que é e como funciona o BPO da Folha de Pagamento
O BPO da Folha de Pagamento transfere todo ou parte do processo da elaboração da Folha de Pagamento da empresa cliente para a contratada. Isso significa que os cálculos, resumos, relatórios, contracheques e outros detalhes podem passar a ser responsabilidade da terceirizada.
Porém, não é necessário que essa equipe especializada faça absolutamente todos esses processos, já que isso depende do que será definido no contrato entre as duas empresas. De qualquer maneira, a terceirização dessas tarefas é extremamente vantajosa.
Veja alguns processos que podem ser terceirizados a partir da contratação do BPO da folha de pagamento:
- Cálculo de salário, benefícios, férias, etc.;
- Administração e processamento da Folha de Pagamento;
- Pagamento e retenção de impostos;
- Desenvolvimento de relatórios;
- Entrega do eSocial;
- Gestão de ponto eletrônico;
- Emissão do holerite;
O objetivo é que a equipe de RH da contratante tenha mais tempo para focar em tarefas mais estratégicas e urgentes que requerem muita atenção.
Principais vantagens do BPO da Folha de Pagamento
- Redução de Custos
Num primeiro momento, pode parecer que contratar uma equipe de outra empresa para cuidar da sua Folha de Pagamento aumentaria os custos mensais. Entretanto, o gasto com papéis diminui bastante, assim como é reduzido o número de multas que a empresa recebe, já que os novos responsáveis pelo processo são profissionais especializados na área e estão sempre atualizados sobre prazos e especificidades.
Além disso, como já citado, sobra mais tempo para a sua equipe de RH focar em outras tarefas. Isso melhora e aumenta o fluxo de trabalho da empresa.
- Equipe especializada
Com uma equipe que tem o foco principal na Folha de Pagamento, é evidente que a qualidade desse processo aumenta significativamente. Como o cuidado com detalhes está sempre presente, sua empresa não precisa se preocupar com atualizações, novas regras, etc.
Os profissionais responsáveis pela sua Folha de Pagamento estarão sempre de olho nas eventuais mudanças que devem ocorrer, além de propor otimizações de processos, ajustes de enquadramentos legais e outras alterações que podem gerar saving financeiro.
- Maior segurança de dados
As equipes contratadas realizam diversos processos digitais e, na maioria dos casos, esses sistemas são seguros e adequados às exigências da LGPD. Aliás, esse é um ponto muito importante que deve ser observado ao fazer a terceirização de sua folha.
Os cuidados que você deve ter antes de contratar
Está mais do que claro que contratar uma empresa para realizar o BPO da sua folha de pagamento é muito vantajoso, esse é um processo cada vez mais adotado por grandes empresas no mercado. Porém, para que o serviço seja de qualidade e o sucesso esteja garantido, é preciso tomar cuidado com a empresa que será contratada.
É necessário prestar atenção em alguns detalhes antes de assinar o contrato. A seguir, estão alguns pontos importantes.
Pergunte sobre a equipe
É muito importante perguntar sobre os profissionais que irão cuidar dos seus processos e checar se eles realmente são qualificados para realizar as tarefas. O recomendado é que a equipe seja multidisciplinar e especializada.
Se informe sobre os serviços
Saber quais os serviços oferecidos pelas empresas que te interessam é essencial. É preciso verificar se aquilo que elas oferecem estão de acordo com o que você imagina e também se irão beneficiar sua empresa.
Existem empresas de RH, como a Employer, que oferecem serviços de RH flexíveis, que podem ser ajustados à cultura de sua empresa, por exemplo. Isso pode fazer a experiência do BPO da folha de pagamento ser ainda melhor.
Entenda o modelo de comunicação com os clientes
De nada adianta contratar uma empresa que não possua um contato direto e transparente com seus clientes, realizar eventuais mudanças, sanar dúvidas e fornecer informações que embasam as decisões gerenciais.
Por isso, é importante que ela emita relatórios periodicamente ou disponibilize dashboard de acompanhamento.
Pesquise por referências
A melhor maneira de saber se o serviço de uma empresa é de qualidade é lendo as avaliações, depoimentos de clientes e recomendações na internet. Além disso, uma boa dica é pedir a alguém de confiança, que entenda da área uma lista de recomendações para esse tipo de serviço.
BPO da Folha de Pagamento da Employer
A Employer é referência em soluções de RH e oferece serviço de BPO de Folha de Pagamento. Nossos profissionais são treinados e especializados e existem diversas vantagens no nosso BPO.
Entre eles, estão a economia de recursos, agilidade de equipe, comprometimento com a qualidade dos resultados, sistemas próprios e desenvolvidos por pessoas que vivenciam o dia a dia do RH e muitos outros.
Se interessou? Você pode conhecer mais sobre o BPO da Employer nesse link!
