Segurança para suas informações, economia de recursos e confiabilidade de dados na tomada de decisão. Tire suas principais dúvidas sobre a folha de pagamento digital
Já pensou como a tecnologia está inserida no seu dia a dia? Contas pagas pelo celular, reuniões em vídeo cruzam os continentes, compras pela internet. Se para a população a revolução digital simplificou rotinas, no ambiente de trabalho a velocidade das mudanças segue a tendência.
Arquivos armazenados em nuvem, aplicativos para conversação, plataformas para hospedagem de dados e acesso remoto. Tudo isso trouxe mais tempo e mais economia para as empresas. O e-Social, plataforma do Governo Federal para envio de informações trabalhistas, veio para consolidar uma necessidade do departamento: a organização e a centralização de todos os dados. Desde 2017, as empresas têm buscado melhores formas de adaptar a rotina para que, em um futuro próximo, o trabalho seja mais rápido e utilize menos recursos.
A folha de pagamento online Webfopag é uma das ferramentas que contribuem para agilizar os processos. Foi desenvolvida pela Employer para atender as demandas de RH dos negócios e hoje está não só adaptada ao e-Social, mas é atualizada constantemente de acordo com as novas fases da plataforma.
Para mostrar como a folha de pagamento digital agiliza o trabalho e reduz despesas do RH, a Employer preparou uma lista com as principais dúvidas do Departamento Pessoal sobre este tipo de solução.
- Como os dados são atualizados na folha digital?
Em tempo real! Você pode incluir novos empregados e comunicar todas as rotinas de RH – como férias, acidentes de trabalho, licença-maternidade, entre outros – por meio de um sistema online. Basta estar conectado à internet. Por meio de login e senha individual, a folha de pagamento digital oferece acesso a todas as informações de RH em um ambiente 100% em nuvem. Ou seja: você pode acessar e movimentar os dados em qualquer hora e lugar, basta estar conectado à internet.
- A folha de pagamento é segura?
A Employer tem como parceira a IBM, empresa mundial de tecnologia, para hospedar e garantir a segurança de todos os dados da folha de pagamento digital. Além de ampliar as possibilidades de inserção de dados – a nuvem da IBM não possui limite de inserção de informações -, há um trabalho dedicado para manter a segurança das informações. Todo o ambiente da Webfopag é protegido por senhas e códigos de criptografia atualizados na mesma velocidade que os negócios demandam. Ou seja: seus dados estão protegidos sempre.
Além disso, o nível de acesso das informações pode ser limitado e adequado às necessidades do seu departamento. Empregados de diferentes níveis hierárquicos do RH e do DP podem acessar áreas específicas dentro da folha.
- E o fechamento da folha? Leva quanto tempo?
Não é mais necessário começar o fechamento da folha com vários dias de antecedência. Como a inserção de dados acontece em tempo real, você pode fechar a folha no dia em que precisar. Um ponto de destaque aqui é que esta solução facilita a tomada de decisões para as lideranças. O custo final de folha pode ser previsto e acessado em qualquer período do mês. Assim, você consegue visualizar a produtividade de cada setor, por meio dos custos com empregados e fazer uma melhor previsão orçamentária por área.
- Posso controlar as despesas com horas extras pela folha de pagamento digital?
Sim. A Webfopag da Employer foi desenvolvida para ser integrada a outros sistemas de batida de ponto eletrônico. Com isso, você tem sempre um relatório atualizado das despesas com horas extras e também pode otimizar seu controle de banco de horas caso seja necessário. A Webfopag também funciona de forma integrada ao Pontofopag, solução para controle de ponto também desenvolvido pela Employer. Com o Pontofopag o empregado pode realizar a batida de ponto em qualquer dispositivo conectado a internet, inclusive a distância – uma ótima solução para quem tem empregados contratados no regime de teletrabalho.
- Como é o holerite com a folha de pagamento digital?
Ele também é enviado de forma digital aos colaboradores, por meio de softwares como o Meu Holerite. Não é necessário imprimir toda a folha e entregar aos trabalhadores de forma individual. O acesso é feito por meio de login e senha personalizados para cada empregado, uma das vantagens é que o sistema cria um arquivo de holerites. A solução facilita o acesso ao documento para fins de comprovação de renda, por exemplo. Vale lembrar que o comprovante eletrônico de rendimento é previsto em lei e aceito da mesma forma que o antigo holerite impresso. Base legal: Art. 3º, §3º, da Instrução Normativa RFB nº 1.215, de 15 de dezembro de 2011.
Agora que você já tirou suas principais dúvidas sobre a Webfopag, aproveite para conhecer em vídeo todas as soluções apresentadas neste artigo. Se tiver outras dúvidas, aproveite o espaço de comentários para compartilhá-las.
