Desde janeiro deste ano, empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões passaram a usar o eSocial. Em julho, plataforma inclui pequenos negócios e MEI´s. Processo de migração é trabalhoso e exige o cadastramento de todos os empregados. Digitalização de documentos é aposta do setor de TI para facilitar o processo
A partir de julho, o eSocial passa a ser obrigatório para todas as empresas brasileiras. Após o início do envio de informações das empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, será a vez das pequenas e médias empresas, além dos microempreendedores individuais (MEI). Até março de 2018, 11.500 empresas já tinham enviado as informações obrigatórias para a nova plataforma, segundo o Comitê Gestor do eSocial, de um total de 14.400 da primeira fase. Na segunda fase são 20 milhões de pessoas jurídicas que passam a prestar contas trabalhistas pela nova plataforma do Governo Federal.
Qualificação cadastral de empregados é a primeira parte da migração para o eSocial
Para iniciar a implantação, será preciso enviar os dados de todos os empregados ao ambiente do eSocial. Os dados serão validados por todos os órgãos que recebem informações trabalhistas, como a Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica. Informações cadastradas de forma incorreta ou com dados inconsistentes serão barradas por estes órgãos, impedindo o registro e/ou a contratação de empregados.
O eSocial prevê o pagamento de multas em diversas situações, que incluem a ausência de registro na CTPS, a desatualização do cadastro e a omissão de dados sobre acidentes de trabalho, afastamento e exames médicos.
A qualificação cadastral dos trabalhadores pode ser facilitada com o uso de softwares integrados às folhas de pagamento online das empresas. Este é o principal objetivo do Lugarh. O software aproveita o ambiente online para organizar uma “carteira digital” da pessoa física, capturando, armazenando e transmitindo os dados e foto dos documentos cadastrados diretamente para o empregador.
Documentação digital é tendência no país
A digitalização de documentos faz parte de um movimento de mercado que já começa a ser utilizado em outros órgãos públicos, como o Departamento Nacional de Trânsito. Desde fevereiro deste ano, a carteira de habilitação digital foi implantada em alguns estados do país. Além de passar a valer como documento oficial no próximo ano, a carteira de habilitação digital fica dentro de um aplicativo que também levará para o ambiente digital todos os dados relacionados ao motorista, tais como a pontuação de infrações, multas e validade do documento.
Seguindo a mesma linha, o Lugarh é um software que funciona pela web e pode ser utilizado por trabalhadores cujos contratos de trabalho já estão em vigência; ou para aqueles que forem contratados a partir de agora. O empregado faz o cadastro e envia seus documentos online. As informações são lidas pelo sistema, confirmadas pelo trabalhador e enviadas ao empregador. Os arquivos ficam armazenados na web e podem ser acessados e atualizados pelo RH sempre que necessário.
Além disso, o Lugarh foi desenvolvido com layout próprio para integração ao eSocial, o que dispensa a necessidade de uma nova migração ou conferência de dados.
Solução é adaptável às necessidades do empregador
Empresas dos mais diversos portes e áreas de atuação poderão se beneficiar da tecnologia com o uso da carteira digital. O sistema não tem limitação quanto à documentação exigida para cada contrato de trabalho. É possível fazer a digitalização fotográfica de documentos básicos como RG, CPF, CTPS, comprovante de residência; e também de documentos específicos para uma determinada função. É o caso de carteiras profissionais emitidas por órgãos de categoria, documentos de certificação para operação de maquinário, CNH para moto ou caminhão, entre outros.
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